Document controller

Opdrachtomschrijving

Dit ga je doen

Voor het programma DDNG zijn wij op zoek naar een documentcontroller die zorgdraagt voor een correcte, interne communicatie en richting de Spaanse leverancier. Aanvullend een snelle en makkelijke terugvindbaarheid van documenten in SharePoint tijdens en na het project. Daarnaast is het doel om het samenstellen van het overdracht-/opleverdossier te vergemakkelijken. Met jouw deskundigheid en enthousiasme weet je collega’s te motiveren conform richtlijnen en afspraken te werken. Je rapporteert functioneel aan de projectmanager Treintechniek die intensief samenwerkt met de programmamanager DDNG.

De werkzaamheden zullen bestaan uit:

• Verantwoordelijkheid voor de inrichting en implementatie van DMS (o.a. SharePoint);
• Aanspreekpunt voor de document controller van de leverancier;
• Zorgdragen voor een correcte afhandeling van de documentatie en correspondentie op het project met behulp van het DMS systeem zoals ontvangst, inboeken, distributie en archivering;
• Bewaken van de afgesproken deadlines voor documentatie en correspondentie zowel intern als richting leverancier;
• Leveren van ondersteuning aan projectmanager(s), kernteams en contractmanager op het gebied van document management;
• Uitvoeren van digitale archiefwerkzaamheden.

Hier ga je werken

Je bent onderdeel van het programmateam DDNG (Dubbel Dekker Nieuwe Generatie) waar je samenwerkt met de programmamanager en drie projectmanagers die onderverdeeld zijn in drie projecten. Hierbij werk je het meest samen met een van de projectmanagers. Ook zal je veel afstemmen met twee andere document controllers, maar in de essentie voer je het werk zelfstandig uit. Daarnaast zorg jij ervoor dat de interactie tussen NS en de leverancier goed wordt bewaakt. 

Dit zijn de eisen

• Minimaal HBO werk- en denkniveau;
• Minimaal 2 jaar ervaring in een vergelijkbare functie als document controller binnen een complex project; 
• Aantoonbare ervaring met SharePoint als programma sitebeheerder (bij voorkeur Office 365/ SharePoint 2013); 
• Aantoonbare ervaring met DMS systemen (Document Management Systeem); 
• Goede beheersing van de Nederlandse én Engelse taal (zowel in woord als schrift); 
• Aantoonbare ervaring met MS-Office; 
• Kennis van de Prince2 Projectmethodieken is een pré; 
• Prince2 practitioner gecertificeerd is een pré.  

Je herkent jezelf in onderstaande competenties: 

• Gestructureerd: houdt het overzicht; 
• Planmatig: weet prioriteiten te stellen. Organiseert het eigen werk op een zodanig manier dat de resultaten die gehaald moeten worden binnen de gestelde tijd en met de aanwezige middelen worden gerealiseerd; 
• Initiatiefrijk: weet kansen te creëren of problemen te signaleren en pakt deze op. Begint vroegtijdig uit zichzelf en wacht niet; 
• Samenwerken: weet verbinding te creëren in de keten; 
• Kwaliteitsgericht: hoge eisen stellen aan kwaliteit van producten en diensten en daarnaar handelen.

Op NS kun je rekenen

Werken bij NS betekent dat jij hét verschil kunt maken in de wereld van duurzame mobiliteit. Jij helpt mee om Nederland bereikbaar te houden, voor iedereen. Bij NS krijg je veel vrijheid. We beloven je dat geen dag hetzelfde is. De kernwaarden van NS zijn open en betrouwbaar. Wij gaan voor resultaat en willen vooruit.