Functietitel
Documentalist binnen het Projectteam Suurhoffbrug. De opdracht wordt uitgevoerd binnen de richtlijnen van het project.
Opdrachtomschrijving
Uitvoeren van het beheer op de archivering in het (document management) systeem door (project)medewerkers. Dit omvat registreren, metadateren, ordenen en classificeren (vertrouwelijkheid) van documenten/informatie. Daarnaast zorgen voor een actueel ordeningsplan, waarderen van dossiers, autoriseren van medewerkers, geven van training/opleiding aan (project)medewerkers en zorgen voor de benodigde middelen. Een belangrijke taak is het coachen van projectmedewerkers zodat zij zich bewust zijn van hun taken en verantwoordelijkheden met betrekking tot documentbeheer en archiefvorming en deze adequaat uitvoeren, waarmee de informatiehuishouding continu verbetert.
Taken
- Opstellen en actueel houden van een autorisatiematrix
- Verlenen en intrekken van autorisaties tot het gebruikte (document management) systeem
- Maken van relevante standaardweergave(n) of standaard zoekvragen in het document management systeem naar behoefte van medewerkers
- Instrueren van (nieuwe) projectmedewerkers zodat zij hun taken m.b.t. documentbeheer en archiefvorming zelfstandig en adequaat kunnen uitvoeren
- Toevoegen, ordenen, waarderen, selecteren en muteren van nieuwe (sub)dossiers binnen de ordeningsstructuur
- Actueel houden van alle documenten die bij het beheren van het projectarchief horen
- Verplaatsen van documenten en/of (sub)dossiers
- Toezien op het juist verwerken van inkomende, interne en uitgaande documenten conform kaders en het tijdig beschikbaar stellen van de juiste informatie aan de juiste persoon (routeren van post- en e-mailstukken)
- Melden van storingen aan Lokaal Functioneel Beheer (bijv. afdeling Informatievoorziening en beheer)
- Inventariseren en melden van verbetervoorstellen ten behoeve van applicaties in de vorm van functionele wensen conform het proces van Lokaal Functioneel Beheer
Doel van de opdracht
- Ingericht projectarchief volgens de gemaakte afspraken en dat voldoet aan gestelde kwaliteitseisen (o.a. ordening, waarderen en selecteren, toepassen van metadata)
- Actuele middelen voor documentbeheer en archivering (o.a. autorisatiematrix, werkinstructies, handleidingen, ordeningsstructuur)
Eisen
- Minimaal HBO denk en werkniveau met een afgeronde MBO opleiding in het vakgebied van informatiemanagement of gelijkwaardige opleiding
- Meer dan 2 jaar aantoonbare werkervaring met het Document Management Systeem (DMS): Connect en het vakgebied van digitaal archiveren
- Ervaring met en kennis van (documentair) informatiebeheer en dienstverlening, en het gebruik van DIM gerelateerde ICT-middelen
- Zelfstandig werkinstructies en handreikingen opstellen
Wensen
- Kennis van relevante kaders en regelgeving (bijv. Woo, AVG, Aw, BIHR, Toepassingsmodel metadata)
- Ervaring met recordmanagement in de M365 SharePoint applicatie
- Aantoonbare kennis van, en ervaring met, een overheidsinstelling
- In het vakgebied van digitaal archiveren
- Ervaring met werken met een documentbeheersysteem (DMS) en archiveringssoftware SharePoint Connect van Rijkswaterstaat
Competenties
Analyseren/analytisch denkvermogen
Dienstverlenende en klantgerichte instelling
Hands-om mentaliteit (kunnen denken in mogelijkheden en werkbare rnoplossingen)
Goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden
Rapportages en hulpmiddelen kunnen opstellen
Didactische vaardigheden voor instrueren en begeleiden van gebruikers
Nauwkeurigheid en oog voor detail
Proactieve en gestructureerde werkhouding
Plannen en organiseren
Zelfontwikkeling (je leert van je omgeving, en van situaties, en past dit rntoe op je werk)
Zelfstandigheid (je kan je werk zelfstandig uitvoeren, je neemt het rninitiatief om zaken te verbeteren en zoekt de collega’s op als je ze nodig rnhebt)
Hoe werkt het sollicitatieproces?
Solliciteer direct
Vul je gegevens in via het formulier hieronder. Duurt minder dan 2 minuten — geen account vereist.
Analyse binnen 1–2 werkdagen
Een van onze recruiters beoordeelt je geschiktheid kritisch en neemt persoonlijk contact op — via WhatsApp, telefonisch of e-mail, wat jij prefereert.
Aanbieding op maat
In samenspraak met jou maken wij de aanbieding in orde. Wij beheren het aanbiedingsproces en begeleiden je waar nodig.
Aan de slag
Wij blijven beschikbaar voor vragen en ondersteuning — ook na plaatsing. Transparant, persoonlijk en zonder verrassingen.
Veelgestelde vragen
Wat kost het als ik via Jobhob word geplaatst als ZZP'er?
Voor ZZP-opdrachten hanteert Jobhob een fee van 10% over het geboden uurtarief van de opdrachtgever. Dit wordt vooraf transparant gecommuniceerd — geen verborgen kosten of verrassingen.
Hoe snel hoor ik iets na mijn sollicitatie?
Binnen 1 tot 2 werkdagen neemt een Jobhob-recruiter persoonlijk contact met je op. We doen eerst een kritische analyse op geschiktheid en geven je altijd eerlijke feedback — ook als we je op dit moment niet verder kunnen helpen.
Via welk kanaal neemt Jobhob contact met mij op?
Alle correspondentie verloopt persoonlijk via het kanaal dat jij prefereert: WhatsApp, telefonisch of e-mail. Je geeft je voorkeur op bij je sollicitatie.
Kan ik solliciteren als ik niet zeker weet of ik geschikt ben?
Ja, zeker. Onze recruiter doet de kritische analyse op geschiktheid. Twijfel je? Solliciteer gewoon — wij laten je weten of er een match is en bespreken eventueel alternatieven met je.
