IT assetmanagent

Opdrachtomschrijving

Je ondersteunt de verdere professionalisering van IT Assetmanagement met nadruk op analyse, standaardisatie, ontwerp, eerste implementatie en overdracht. Hierbij wordt gebruikgemaakt van bestaande registraties (onder andere TOPdesk/CMDB). De opdracht bestaat uit twee samenhangende onderdelen: het professioneler, verbindender en bestuurbaar maken van IT Assetmanagement en het coachen/begeleiden van de huidige IT-assetmanager zodat hij/zij de basisinrichting zelfstandig kan voortzetten.

Takenpakket

• Nulmeting: uitvoeren van een nulmeting op werkwijze, registraties, rollen, rapportages en knelpunten.
• Afbakening: afbakenen welke werkzaamheden wel en niet tot IT Assetmanagement behoren.
• Prioritering: opstellen van een prioriteitenlijst met in zes maanden haalbare verbetermaatregelen en maatregelen voor een vervolgfase.
• Procesontwerp: beschrijven van een praktische werkwijze voor IT Assetmanagement inclusief lifecyclemanagement, registratiekwaliteit, contractrelaties en leveranciersafspraken.
• Kwaliteitsnormen: vastleggen van minimale kwaliteitsnormen voor asset- en contractregistratie en inrichten van een eenvoudige controlecyclus.
• Relaties en CMDB: verbeteren van de relatie tussen IT-assets, contracten, leveranciers en CMDB-registraties; advies over gewenste inrichting van TOPdesk/CMDB.
• Rapportages: opstellen van een beperkt rapportageformat voor contracttermijnen, budgetsignalen, risico’s, complianceverplichtingen en optimalisatiemogelijkheden.
• Governance: opstellen van een concept-RASCI voor IT Assetmanagement en raakvlakken met Configuration Management, Change, Security, Privacy, Architectuur, Inkoop en Financiën.
• Privacy & Security: signaleren van aandachtspunten voor Privacy by Design en Security by Design bij registratie, autorisaties, logging en rapportages.
• Roadmap: opstellen van een ontwikkelroadmap voor vervolgfase, inclusief benodigde procesverbeteringen, toolingkeuzes en governancebesluiten.
• Coaching & overdracht: begeleiden, coachen en gefaseerd laten ingroeien van de huidige IT-assetmanager (ongeveer 20% van de opdracht) met kennisoverdracht, gezamenlijke uitvoering, feedbackmomenten en borging van documentatie.

Geleverde resultaten

• Nulmeting en onderbouwd beeld van de uitgangssituatie.
• Afgebakende proces- en rolbeschrijving en een concept-RASCI.
• Prioriteitenlijst met verbetermaatregelen (kort en middellang); ontwikkelroadmap voor vervolgfase.
• Kwaliteitsafspraken voor registratie en een eenvoudige controlecyclus.
• Eerste set KPI’s/rapportages voor managementsturing, auditability en compliance.
• Advies over aansluiting op TOPdesk/CMDB (zonder volledige technische implementatie).
• Overdrachts- en ontwikkelroadmap; coaching en borging richting zelfstandig voortzetten door de IT-assetmanager.

Scope en uitsluitingen

• In scope: basisinrichting en praktische uitwerking voor IT Assetmanagement, lifecyclemanagement, afstemming met aanpalende ITSM-processen en coaching/overdracht.
• Niet in scope: volledige organisatiebrede implementatie van alle ITSM-processen; volledige herinrichting van TOPdesk SaaS; volledige technische CMDB-implementatie; structurele uitvoering van contract- of leveranciersmanagement namens de organisatie; zelfstandig oplossen van historische achterstanden buiten afgesproken prioriteiten.

Vereisten (harde eisen)

• Opleiding: minimaal hbo werk- en denkniveau.
• Ervaring: minimaal vijf jaar aantoonbare ervaring met IT Assetmanagement, software assetmanagement, contractmanagement en leveranciersmanagement.
• ITSM-ervaring: minimaal vijf jaar aantoonbare ervaring met ITSM-processen en samenhang tussen Assetmanagement, Configuration Management/CMDB, Change, Incident en Request Fulfilment.
• Procesimplementatie: aantoonbare ervaring met beschrijven, standaardiseren en implementeren van processen, rollen, verantwoordelijkheden en rapportages.
• Coaching: minimaal drie jaar aantoonbare ervaring met coaching, begeleiding, kennisoverdracht of functioneel leidinggeven in een veranderende omgeving.
• Taal: uitstekende mondelinge en schriftelijke beheersing van Nederlands.

Wenselijke ervaring (zachte eisen)

• Ervaring binnen een gemeentelijke of vergelijkbare publieke organisatie.
• Ervaring met TOPdesk, bij voorkeur met CMDB-functionaliteit en/of TOPdesk SaaS.
• Kennis van ITIL, BiSL, ASL of vergelijkbare procesmethodieken en pragmatische toepassing daarvan.
• Ervaring met governance, RASCI, KPI’s, auditability, compliance en Three Lines of Defence.

Competenties

• Analytisch sterk: objectief beoordelen en vertalen naar verbetermaatregelen.
• Proces- en resultaatgericht: structuur aanbrengen zonder onnodige belasting.
• Structurerend: overzicht brengen in complexe informatie en afhankelijkheden.
• Oordeelsvorming: onderscheid maken tussen hoofd- en bijzaken en heldere prioriteiten stellen.
• Verbindend: samenwerking organiseren tussen Assetmanagement, Functioneel Beheer, Servicedesk, ICT, Security, Privacy, Architectuur, Inkoop en Financiën.
• Bestuurlijk sensitief: adviseren richting management en schakelen tussen uitvoering en proceseigenaren.
• Coachend: kennis overdragen, feedback geven en de huidige IT-assetmanager laten groeien.
• Nauwkeurig en borgingsgericht: zorgen voor vastlegging, overdraagbaarheid, auditability en duurzame toepassing van afspraken.