Ketensecretaris – cluster DV

Jouw functie

Als Ketensecretaris ondersteun en adviseer je de 3 afdelingsmanagers op directiebrede portefeuilles en complexe vraagstukken voor de afdeling, de keten of overstijgend. Specifieke aandachtsgebieden zijn afhankelijk van de positionering in de keten.

De werkzaamheden zijn zowel inhoudelijk als procesmatig. Denk aan bestuurlijke vraagstukken vanuit de ketenaanpak op thema’s zoals implementatie cruisebelasting, sociaal incasseren en het verbeteren van de processen Burgerzaken. Je adviseert, organiseert en coördineert onder meer ketenbijeenkomsten, financiële voortgangsrapportages en HR-vraagstukken zoals aanpak van MTO en verzuim.

Je hebt een aanjaagrol richting lijnmanagement op bestuurlijke thema’s en pilots, adviseert zowel inhoudelijk als procesmatig, en coördineert afstemming met onder andere het MT en de keten. Daarnaast houd je je bezig met de kwalitatieve borging van kritieke processen zoals financiën, het vertalen van bestuurlijke ontwikkelingen naar uitvoering en afstemming met diverse (externe) partijen.

Wat ga je doen?

• Als secretaris van het afdelings-MT: je bereidt MT- en ketenoverleggen voor, stelt in overleg met het management de agenda op, bewaakt de kwaliteit en tijdigheid van stukken, nodigt deelnemers uit en zorgt voor registratie en opvolging van acties en besluiten.
• Kritische sparringpartner: je voorziet je afdelingsmanager gevraagd en ongevraagd van advies.
• Planning en voortgang: je bewaakt planning, voortgang, acties en besluiten van het MT en de keten, zorgt voor goede verslaglegging en tijdige, correcte opvolging van afspraken.
• Secretarisrol in meerdere overleggen: naast MT-secretaris vervul je ook de rol van (keten)secretaris voor overleggen waarvoor de afdelingsmanager als ketenmanager verantwoordelijk is.
• Activeren van collega’s: je bent rolbewust en weet collega’s te activeren en motiveren om eigenaarschap te nemen en zelfstandig zaken op te pakken.
• Onderzoeken en adviseren: je zoekt op verzoek of eigen initiatief vraagstukken uit en brengt hierover advies uit aan de afdelingsmanager en waar nodig aan teamleiders.
• Voorbereiden werkbezoeken en heidagen: je bereidt deze voor en stemt programma en inhoud af met het MT en/of de afdelingsmanager.
• Coördinatie van trajecten: je coördineert uiteenlopende trajecten, zoals opvolging van de MTO-aanpak en DPIA-vraagstukken.
• Uitzetten besluiten en verzending stukken: je zet besluiten en actiepunten uit en zorgt voor verzending van stukken richting onder andere managers, de OR, de wethouder en het college.
• Spil bij belangrijke piekmomenten: je bent voor jouw afdeling de spil in processen rondom piekmomenten zoals de voorjaarsretraite, de voorjaarsnota en de begrotingsbehandeling binnen jouw portefeuille(s).

Jouw profiel

Je bent een proactieve en toegankelijke professional die gemakkelijk schakelt binnen een complexe en dynamische omgeving. Dankzij jouw organisatiesensitiviteit begrijp je politieke en bestuurlijke verhoudingen en ga je hier zorgvuldig en effectief mee om. Je bent een natuurlijke verbinder die collega’s weet te enthousiasmeren, mee te nemen en in beweging te krijgen.

Je neemt initiatief, pakt nieuwe vraagstukken met nieuwsgierigheid en energie op en voelt je verantwoordelijk voor het realiseren van resultaten. Je werkt zelfstandig, stelt de juiste prioriteiten en weet hoofd- en bijzaken goed van elkaar te onderscheiden. Je brengt structuur aan, bewaakt voortgang en behoudt overzicht, ook wanneer er veel tegelijkertijd speelt. In een omgeving met veel dynamiek en verschillende belangen breng jij rust en zorg je dat zaken georganiseerd en beheerst blijven verlopen.