In het kort
Managementassistent college van Gedeputeerde staten bij Provincie Zeeland in Middelburg. Het betreft een detachering-functie voor 36 uur per week met een looptijd van 3 maanden. Reageren kan tot maandag 5 oktober 2026, 05:00.
Functieomschrijving
Als managementassistent van een bestuurder ben jij de verbindende factor tussen de bestuurder, interne collega’s en externe contacten. Je regisseert de agenda van de bestuurder, verzorgt correspondentie en zorgt dat de bestuurder tijdig beschikt over benodigde stukken en informatie. Het betreft een tijdelijke functie binnen een team van collega’s.
Taken en verantwoordelijkheden
- Agenda- en afsprakenbeheer: plannen, bewaken en signaleren van afspraken; vervanging binnen het team waar nodig.
- E-mailbeheer: verzorgen van e-mailcorrespondentie in Outlook.
- Voorbereiding en distributie stukken: zorgen dat de bestuurder alle benodigde informatie en stukken ontvangt.
- Organisatie vergaderingen: regelen van vergaderzalen, faciliteiten, telefonische conferenties en bijeenkomsten.
- Contactbeheer: actief afstemmen met betrokken collega’s en externe partijen; verwijzen van persvragen.
- Representatie en uitnodigingen: wekelijks plaatsen van bestuurlijke uitnodigingen op de representatielijst en verwerken van beslissingen van het college.
- Vervoer en declaraties: plannen van dienstauto’s en taxi’s, zorgen voor juiste gegevens (adres, P-kaarten) en bijhouden van declaraties.
- Overleggen: deelnemen aan wekelijks teamoverleg en portefeuilleoverleg; vastleggen van afspraken en agendapunten.
- Samenwerking: nauw samenwerken met communicatieadviseur en bestuursadviseur; meedenken met de bestuurder.
Werkwijze en tools
- Je werkt voornamelijk met Outlook en iBabs; incidenteel met PowerPoint voor presentaties en speeches.
- Je werkt binnen een team van circa 10 collega’s; er vindt maandelijks werkoverleg plaats.
Wie zoeken we?
- Je bent dienstverlenend en klantvriendelijk richting externen en collega’s, met oog voor resultaat.
- Je houdt van hectiek en hoge werkdruk en kunt goed prioriteren en improviseren onder tijdsdruk.
- Je neemt initiatief, bent assertief, oplossingsgericht en kunt zelfstandig keuzes maken.
- Flexibiliteit en geen “9–5” mentaliteit.
- Afgemaakte relevante MBO+/HBO-opleiding en meerdere jaren ervaring met vergelijkbare werkzaamheden.
- Goede beheersing van Outlook, Word, Excel en PowerPoint.
- Goede beheersing van het Nederlands, zowel mondeling als schriftelijk.
- Je bent representatief, zorgvuldig en hebt oog voor de politiek-bestuurlijke omgeving.
Eisen
- Aantoonbaar afgeronde opleiding op minimaal mbo niveau 3
- Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring als managementassistent
- Aantoonbare werkervaring met MS Office
- Kandidaat is flexibel inzetbaar buiten reguliere kantoortijden wanneer de werkzaamheden daarom vragen
Wensen
- Minimaal 4 jaar aantoonbare werkervaring als managementassistent
- Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring als managementassistent bij een overheidsorganisatie
- Aantoonbare werkervaring met het voorbereiden en organiseren van vergaderingen, bijeenkomsten en overleggen
- Aantoonbare werkervaring met het bewaken en verzamelen van vergaderstukken, informatie en actiepunten
- Aantoonbare werkervaring met praktische en organisatorische ondersteuning, zoals vervoer, faciliteiten, declaraties en representatieve aangelegenheden
- Aantoonbare werkervaring met iBabs
Competenties
Plannen en organiseren – houdt overzicht over een complexe agenda en zorgt rndat afspraken en stukken tijdig geregeld zijn
Prioriteiten stellen – kan in een dynamische omgeving bepalen wat direct rnaandacht nodig heeft
Initiatief – wacht niet af, maar onderneemt zelfstandig actie
Oplossingsgerichtheid – signaleert knelpunten en komt zelf met praktische rnoplossingen
Flexibiliteit – kan snel schakelen bij wijzigingen en onverwachte rnsituaties
Stressbestendigheid – blijft zorgvuldig en effectief werken onder tijdsdruk rnen bij hectiek
Assertiviteit – durft keuzes te maken, grenzen aan te geven en anderen rntijdig aan te spreken
Samenwerken – werkt nauw samen met andere managementassistenten, rnbestuursadviseurs en communicatieadviseurs
Dienstverlenend vermogen – zorgt ervoor dat de bestuurder optimaal rnvoorbereid zijn of haar werk kan doen
Bestuurlijke sensitiviteit – begrijpt de politiek-bestuurlijke context en rngaat zorgvuldig om met belangen en gevoelige informatie
Communicatieve vaardigheden – communiceert professioneel met bestuurders, rncollega's en externe contacten
Nauwkeurigheid – werkt zorgvuldig met afspraken, stukken, correspondentie rnen administratieve werkzaamheden
Solliciteer direct
Vul onderstaand formulier in en we nemen zo snel mogelijk contact met je op
Je reactie moet vóór maandag 5 oktober 2026, 05:00 binnen zijn.
Hoe werkt het sollicitatieproces?
Solliciteer direct
Vul je gegevens in via het formulier hieronder. Duurt minder dan 2 minuten — geen account vereist.
Analyse binnen 1–2 werkdagen
Een van onze recruiters beoordeelt je geschiktheid kritisch en neemt persoonlijk contact op — via WhatsApp, telefonisch of e-mail, wat jij prefereert.
Aanbieding op maat
In samenspraak met jou maken wij de aanbieding in orde. Wij beheren het aanbiedingsproces en begeleiden je waar nodig.
Aan de slag
Wij blijven beschikbaar voor vragen en ondersteuning — ook na plaatsing. Transparant, persoonlijk en zonder verrassingen.
Veelgestelde vragen
Wat kost het als ik via Jobhob word geplaatst als ZZP'er?
Voor ZZP-opdrachten hanteert Jobhob een fee van 10% over het geboden uurtarief van de opdrachtgever. Dit wordt vooraf transparant gecommuniceerd — geen verborgen kosten of verrassingen.
Tot wanneer kan ik reageren op deze opdracht?
Reageren kan tot maandag 5 oktober 2026, 05:00. Wij sluiten bewust een werkdag voor de opdrachtgever, zodat we jouw profiel kunnen toetsen en je voorstel op tijd kunnen indienen. Na dit moment nemen we geen reacties meer aan.
Hoe snel hoor ik iets na mijn sollicitatie?
Binnen 1 tot 2 werkdagen neemt een Jobhob-recruiter persoonlijk contact met je op. We doen eerst een kritische analyse op geschiktheid en geven je altijd eerlijke feedback — ook als we je op dit moment niet verder kunnen helpen.
Via welk kanaal neemt Jobhob contact met mij op?
Alle correspondentie verloopt persoonlijk via het kanaal dat jij prefereert: WhatsApp, telefonisch of e-mail. Je geeft je voorkeur op bij je sollicitatie.
Kan ik solliciteren als ik niet zeker weet of ik geschikt ben?
Ja, zeker. Onze recruiter doet de kritische analyse op geschiktheid. Twijfel je? Solliciteer gewoon — wij laten je weten of er een match is en bespreken eventueel alternatieven met je.
