In het kort
Ministerie van Justitie en Veiligheid zoekt een programmasecretaris in Katwijk aan den Rijn. Het gaat om een detacheringsopdracht voor 36 uur per week met een looptijd van 13 maanden. Deze opdracht sluit te snel om nog te kunnen bemiddelen.
Functieomschrijving
Als programmasecretaris ondersteun je twee programma’s: Voorbereid op agressie en geweld en het landelijke netwerk Veilige Publieke Taak (VPT). Je zorgt dat processen goed verlopen en ondersteunt de programmamanager, zodat die zich kan richten op de inhoud en bestuurlijke afstemming. Voor het ene programma versterk je bestaande structuren; voor het andere help je structuur, ritme en governance op te bouwen.
Werkzaamheden
- De planning en mijlpalen van de programma’s inrichten en bijhouden.
- De gezamenlijke e-mailbox beheren.
- Programmaoverleggen ondersteunen, waaronder agenda’s opstellen, stukkenstromen organiseren, verslagleggen en besluiten- en actielijsten bijhouden.
- Knelpunten tijdig agenderen.
- Bestuurlijke producten voorbereiden, zoals notities, voortgangsrapportages en bijdragen aan overleggen.
- Programmadocumenten beheren en archiveren, en de kwaliteit van programmaproducten bewaken.
- Inkooptrajecten ondersteunen.
- Budgetten bewaken en financiële overzichten opstellen voor de verantwoording.
- Bijeenkomsten praktisch organiseren en contacten met interne en externe stakeholders onderhouden.
- Bijeenkomsten met netwerkpartners organiseren.
Jouw profiel
- Je hebt een afgeronde opleiding op minimaal hbo-niveau.
- Je beschikt over een geldig PRINCE2-certificaat en een geldig certificaat op het gebied van agile werken.
- Je hebt minimaal drie jaar ervaring als project- of programmasecretaris en minimaal drie jaar ervaring binnen het veiligheidsdomein.
- Je hebt aantoonbare ervaring met de toepassing van privacywetgeving binnen het veiligheidsdomein.
- Je hebt aantoonbare ervaring met datavraagstukken binnen het veiligheidsdomein, zoals gegevensdeling, informatie-uitwisseling tussen ketenpartners, registratie of monitoring van gegevens.
- Ervaring als programmasecretaris in een programmateam is een pré, net als ervaring binnen het ministerie van Justitie en Veiligheid.
Competenties
- Bestuurlijke en organisatiesensitiviteit
- Omgevingsbewustzijn en verbindend vermogen
- Resultaatgerichtheid en proactiviteit
- Zelfstandigheid en adviesvaardigheid
- Overtuigingskracht en veranderkracht
- Helicopterview en probleemoplossend vermogen
- Creativiteit en netwerkvaardigheid
- Plannen en organiseren
Praktische informatie
Je bent minimaal 32 en maximaal 36 uur per week beschikbaar. Op maandag en donderdag ben je fysiek aanwezig op de Turfmarkt in Den Haag.
Eisen
Hier moet je cv aantoonbaar aan voldoen
- Afgeronde opleiding op minimaal hbo-niveau
- Het diploma wordt op verzoek overgelegd
- Geldig PRINCE2-certificaat
- Geldig certificaat op het gebied van agile werken
- In de afgelopen vijf jaar minimaal drie jaar gewerkt als project- of programmasecretaris
- In de afgelopen vijf jaar minimaal drie jaar gewerkt binnen het veiligheidsdomein
- Aantoonbare ervaring met de toepassing van privacywetgeving binnen het veiligheidsdomein
- Aantoonbare ervaring met datavraagstukken binnen het veiligheidsdomein. Hieronder wordt verstaan het werken aan vraagstukken rond gegevensdeling, informatie-uitwisseling tussen ketenpartners, registratie of monitoring van gegevens
- Beschikbaar om op maan- en donderdagen fysiek aanwezig te zijn op de Turfmarkt in Den Haag en is beschikbaar minimaal 32 uur per week en maximaal 36 uur per week
Wensen
Hiermee val je op
- Ervaring als programmasecretaris in een programmateam en is de werkzaamheden zoals beschreven in de opdracht
- Ervaring binnen het ministerie van Justitie en Veiligheid
Competenties
- Bestuurlijke sensitiviteit
- Resultaatgerichtheid
- Organisatiesensitiviteit
- Verbindend vermogen
- Omgevingsbewustzijn
- Proactiviteit
- Zelfstandigheid
- Adviesvaardigheid
- Overtuigingskracht
- Helicopterview
- Probleemoplossend vermogen
- Veranderkracht
- Creativiteit
- Netwerken
- Plannen en organiseren
