Functie
Functietitel: (Senior) Adviseur Informatiebeheer (DIV)
Je verzorgt de voortgang en afhandeling van lopende en nieuwe werkzaamheden op het gebied van informatiebeheer, met focus op advies, ondersteuning en uitvoering binnen de geldende wet- en regelgeving.
Taken en verantwoordelijkheden
Algemeen
- Toetsen van dossiers aan Archiefwet, Archiefbesluit, selectielijsten en bewaartermijnen; adviseren en motiveren van de toepassing van wet- en regelgeving.
- Opstellen en actualiseren van richtlijnen en werkinstructies voor dossiervorming en archivering bij nieuwe casussen.
- Signaleren van knelpunten in archief- en informatiebeheer en formuleren van verbetervoorstellen.
- Fungeren als sparringspartner van de informatiemanager op het snijvlak van informatiemanagement en informatiebeheer.
- Vervullen van een coördinerende rol binnen het informatiebeheer.
Zaakgericht werken
- Optreden als inhoudelijk specialist en vraagbaak voor zaakgericht werken en afstemming met applicatiebeheerders.
- Meedenken over procesinrichting van zaaktypen, documentstromen en dossiervorming.
- Adviseren en begeleiden van medewerkers bij eenduidige registratie en dossiervorming in het zaaksysteem en uitvoeren van kwaliteitscontrole van dossiers.
MS365 en archief
- Adviseren over het gebruik van MS365 (Teams, SharePoint, OneDrive) als onderdeel van de informatiehuishouding en archiefomgeving.
- Meedenken over een beheerbare structuur (informatiearchitectuur, mappen/dossiers, autorisaties, bewaarbeleid).
Kwaliteitshandboek en kwaliteitsborging
- Inhoudelijke inbreng leveren in het kwaliteitshandboek (procedures, werkinstructies, kwaliteitseisen).
- Knopen doorhakken bij complexe casussen en zorgen voor duidelijke vastlegging van keuzes.
Afstemming met externe partijen
- Contact onderhouden met Regionaal Archief Nijmegen (RAN), provincie en omgevingsdienst over archief- en informatiebeheer.
Uitfasering en migratie
- Adviseren over uitfasering- en migratievoorstellen (scope, aanpak, risico’s, planning, kwaliteitseisen).
- Zorgen dat bij migraties archiefkwaliteit, metadata en herleidbaarheid (audittrail) geborgd blijven, in samenwerking met applicatiebeheerders.
Eisen
- Aantoonbaar afgeronde opleiding op minimaal mbo niveau 4 in de richting van Informatiedienstverlening, Documentaire Informatievoorziening en of SOD I/SOD II
- Aantoonbare kennis van de archiefwet, archiefbesluit en archiefregeling, maar ook de selectielijsten en bewaartermijnen
- Minimaal 4 jaar aantoonbare werkervaring in informatiebeheer DIV, waaronder het toetsen van dossiers aan wet en regelgeving, advisering over dossiervorming en archivering en uitvoering en begeleiding van informatiebeheerprocessen
- Minimaal 2 jaar werkervaring binnen een overheidsorganisatie bij voorkeur gemeente of gemeenschappelijke regeling
- Aantoonbare ervaring met zaakgericht werken binnen een zaaksysteem, waaronder ervaring met zaakdossiers, registratie en dossiervormingsafspraken en het begeleiden van gebruikers
- Beschikbaar per 15-07-2026 voor het aantal afgesproken uren per week
- Bereidheid tot fysieke aanwezigheid op kantoor, minimaal 2 dagen per week
Wensen
- Aantoonbare senior werkervaring als Medewerker DIV
- Kennis van wet- en regelgeving zoals de Archiefwet, AVG en Woo
- Ervaring met meerdere systemen en digitalisering zoals XXLNC Zaken, Corsa en MS365 ( benoem deze in het cv )
- Aantoonbare ervaring in adviserende en communicatieve vaardigheden )
- Aantoonbare werkervaring binnen vergelijkbare overheidsorganisaties
Competenties
Analytisch vermogen: Kandidaat is in staat om complexe rninformatievraagstukken te doorgronden en structuur aan te brengen in rninformatie- en documentstromen
Kwaliteitsgerichtheid: Kandidaat werkt nauwkeurig en volgens geldende rnrichtlijnen en wet- en regelgeving (o.a. Archiefwet, AVG, Woo) en bewaakt rnde kwaliteit van informatiebeheer
Zelfstandigheid: Kandidaat is in staat om werkzaamheden zelfstandig op te rnpakken, prioriteiten te stellen en tijdig resultaten te leveren zonder rnintensieve aansturing
Adviserende vaardigheden: Kandidaat adviseert gevraagd en ongevraagd rncollega’s en management over informatiebeheer, archivering en digitale rndossiervorming
Communicatieve vaardigheden: Kandidaat communiceert duidelijk en rnzorgvuldig met verschillende stakeholders en weet complexe DIV‐onderwerpen rnbegrijpelijk over te brengen
Organisatiesensitiviteit: Kandidaat heeft oog voor bestuurlijke en rnorganisatorische verhoudingen en weet hier effectief op in te spelen binnen rneen overheidsorganisatie
Samenwerkingsgerichtheid: Kandidaat werkt prettig samen met collega’s rnbinnen en buiten het vakgebied en draagt actief bij aan teambrede rnresultaten
Resultaatgerichtheid:Kandidaat werkt doelgericht en zorgt ervoor dat rnafspraken worden nagekomen en resultaten worden behaald binnen de gestelde rntermijnen
Hoe werkt het sollicitatieproces?
Solliciteer direct
Vul je gegevens in via het formulier hieronder. Duurt minder dan 2 minuten — geen account vereist.
Analyse binnen 1–2 werkdagen
Een van onze recruiters beoordeelt je geschiktheid kritisch en neemt persoonlijk contact op — via WhatsApp, telefonisch of e-mail, wat jij prefereert.
Aanbieding op maat
In samenspraak met jou maken wij de aanbieding in orde. Wij beheren het aanbiedingsproces en begeleiden je waar nodig.
Aan de slag
Wij blijven beschikbaar voor vragen en ondersteuning — ook na plaatsing. Transparant, persoonlijk en zonder verrassingen.
Veelgestelde vragen
Wat kost het als ik via Jobhob word geplaatst als ZZP'er?
Voor ZZP-opdrachten hanteert Jobhob een fee van 10% over het geboden uurtarief van de opdrachtgever. Dit wordt vooraf transparant gecommuniceerd — geen verborgen kosten of verrassingen.
Hoe snel hoor ik iets na mijn sollicitatie?
Binnen 1 tot 2 werkdagen neemt een Jobhob-recruiter persoonlijk contact met je op. We doen eerst een kritische analyse op geschiktheid en geven je altijd eerlijke feedback — ook als we je op dit moment niet verder kunnen helpen.
Via welk kanaal neemt Jobhob contact met mij op?
Alle correspondentie verloopt persoonlijk via het kanaal dat jij prefereert: WhatsApp, telefonisch of e-mail. Je geeft je voorkeur op bij je sollicitatie.
Kan ik solliciteren als ik niet zeker weet of ik geschikt ben?
Ja, zeker. Onze recruiter doet de kritische analyse op geschiktheid. Twijfel je? Solliciteer gewoon — wij laten je weten of er een match is en bespreken eventueel alternatieven met je.
