Applicatieregisseur

Over de opdracht

Je voert zelfstandig operationele regie over leveranciersafspraken, uren en kosten voor een correspondentievoorziening. Je brengt interne collega’s en de externe leverancier bij elkaar, signaleert knelpunten en helpt de werkwijze voor de correspondentieketen te verbeteren en te borgen.

Jouw werkzaamheden

• De bestaande leveranciersafspraken, urenregistraties, factuurcontrole en opvolging in kaart brengen.
• Afspraken over werkzaamheden, resultaten, planning, geraamde uren en wijzigingen vastleggen en actueel houden.
• Urenverantwoordingen en facturen toetsen aan de afspraken en uitgevoerde werkzaamheden.
• Verschillen, ontbrekende onderbouwing en risico’s op overschrijding analyseren en tijdig bespreekbaar maken.
• De leverancier aanspreken op ontbrekende informatie, fouten en openstaande acties.
• Overzichten bijhouden van afspraken, uren, voortgang, risico’s en openstaande punten.
• De voortgang bewaken van incidenten, wijzigingen, leveranciersopdrachten en Jira-stories.
• Operationele werkzaamheden voorbereiden en begeleiden, besluiten voorbereiden en duidelijk maken wie verantwoordelijk is voor acties.
• Afstemmen met applicatieregisseurs, functioneel beheer, de Service Manager, de Product Owner en andere betrokken teams.
• Knelpunten in de samenwerking en informatie-uitwisseling signaleren en praktische verbeteringen voorstellen.
• Verbeteringen, afspraken en werkwijzen documenteren en overdragen aan het team.

Verantwoordelijkheden en bevoegdheden

• Je zorgt voor actuele, volledige en navolgbare overzichten van leveranciersafspraken, uren, voortgang en openstaande acties.
• Je signaleert en onderbouwt tijdig fouten, risico’s en mogelijke overschrijdingen.
• Binnen afgesproken kaders vraag je operationele informatie op, zet je acties uit en spreek je de leverancier aan op gemaakte afspraken.
• Je bereidt operationele werkzaamheden voor en spreekt betrokkenen aan op de opvolging van acties.
• Je bereidt besluitvorming voor door relevante informatie, opties en gevolgen inzichtelijk te maken.
• Besluiten over aanvullende kosten, contractuele wijzigingen en fundamentele keuzes worden genomen door de daarvoor bevoegde functionaris.
• Je werkt nauw samen met de applicatieregisseurs en stemt bij de start van de opdracht bevoegdheden en escalatieroutes met hen af.

Wat je meebrengt

Hard skills

• Aantoonbare ervaring met applicatieregie, IT-dienstverlening, leveranciersregie of een vergelijkbare operationele regierol.
• Ervaring met het bewaken van afspraken, voortgang, uren en kosten bij externe leveranciers.
• Ervaring met het controleren van urenverantwoordingen en facturen aan de hand van afspraken en werkzaamheden.
• Goede vaardigheden in Excel en ervaring met Jira. Kennis van Topdesk is een pré.
• Kennis van ITIL en Agile/Scrum. Ervaring met SLA’s en DAP’s is een pré.
• Ervaring met procesverbetering en het vastleggen en overdragen van werkwijzen.
• Affiniteit met correspondentievoorzieningen of kennis van COMMA is een pré.

Soft skills

• Je brengt structuur aan en houdt overzicht, ook wanneer er meerdere onderwerpen spelen.
• Je werkt nauwkeurig, analytisch en kritisch, vraagt door bij onduidelijkheden en gaat zorgvuldig om met onverwachte informatie.
• Je neemt eigenaarschap en volgt acties actief op.
• Je communiceert duidelijk en respectvol en houdt leveranciers en collega’s aan gemaakte afspraken.
• Je verbindt verschillende disciplines en houdt oog voor ieders rol en verantwoordelijkheid.
• Je werkt zelfstandig binnen afgesproken kaders en weet wanneer escalatie nodig is.
• Je communiceert helder over voortgang, risico’s en fouten.
• Je bent praktisch en verbetergericht en vertaalt voorstellen naar werkbare afspraken.

Resultaat

Aan het einde van de opdracht is er:

• Een actueel en overdraagbaar overzicht van leveranciersafspraken, werkzaamheden, planning, uren en openstaande acties.
• Een controleerbare koppeling tussen urenverantwoordingen en facturen enerzijds en afspraken en werkzaamheden anderzijds. Fouten en afwijkingen zijn vastgelegd en worden opgevolgd.
• Actuele informatie voor betrokken collega’s over de status, risico’s en afhankelijkheden van relevante incidenten, wijzigingen en leveranciersopdrachten.
• Een beschreven en werkbare werkwijze voor het vastleggen en controleren van leveranciersafspraken, uren en facturen.
• Duidelijkheid over rollen, verantwoordelijkheden, bevoegdheden en escalatieroutes voor de operationele opvolging.