Document Manager -Offshore Cluster Borselle

De functie

Als Document Manager zorg je voor een gestructureerd, volledig en kwalitatief hoogwaardig beheer van projectdocumentatie. Je bewaakt documentatiestromen, contractuele eisen en archiveringsprocessen binnen complexe offshoreprojecten.

Wat ga je doen?

• Je zorgt dat documentatiestromen voldoen aan de gestelde kwaliteitsnormen.
• Je monitort en bewaakt contractuele documentatiespecificaties, zoals UAV-GC-vereisten.
• Je beheert het volledige documentatiedossier in de toepasselijke systemen en zorgt voor correcte archivering.
• Je stelt projectinterne archivering op en onderhoudt deze volgens de geldende specificaties en projectspecifieke eisen.
• Je coördineert documentatiearchivering en kwaliteitsborging in systemen zoals SharePoint en andere samenwerkingsplatformen.
• Je organiseert en verzorgt waar nodig trainingen voor management en document controllers over het Document Management Systeem (DMS).
• Je stelt rapportages op, bewaakt contractuele beoordelingstermijnen en volgt interne deadlines voor documentreviews op.
• Je signaleert mogelijke systeemverbeteringen en werkt samen met verantwoordelijken om deze door te voeren.
• Je registreert en implementeert lessons learned om de werkwijze continu te verbeteren.
• Je beheert en controleert de definitieve overdracht van documentatie aan relevante stakeholders.
• Je draagt actief bij aan een veilige werkomgeving voor jezelf, collega’s en opdrachtnemers.

Met wie werk je samen?

Je werkt intensief samen met projectmanagement, contractmanagement, document controllers, opdrachtnemers en andere interne en externe stakeholders.

Wat breng je mee?

• Minimaal vijf jaar ervaring met het organiseren en beheren van documentatie- en informatiestromen binnen complexe projectorganisaties, bij voorkeur in de infrastructuur- of offshoresector.
• Kennis van documentbeheersystemen. Ervaring met Thinkproject en/of Aconex is een pre.
• Goede communicatieve vaardigheden en het vermogen om werkzaamheden effectief te organiseren en plannen.
• Analytisch vermogen en het vermogen om verschillende belangen te herkennen en daarover een evenwichtig oordeel te vormen.
• Een proactieve werkhouding en de bereidheid verbeteringen aan te dragen en door te voeren.
• Een sterk kwaliteitsbewustzijn, oog voor detail en aandacht voor procesbeheersing.
• Je werkt graag samen met verschillende disciplines en stakeholders.
• Je herkent je in de waarden eigenaarschap, verbinding en moed.

Standplaats

Je werkt vanuit kantoor Rijnpoort in Arnhem, minimaal twee dagen per week op locatie. Daarnaast reis je maximaal twee keer per maand naar andere projectlocaties in het westen van het land.