In het kort
Domein Secretaresse Samenleving bij Gemeente Zoetermeer in Zoetermeer. Het betreft een detachering-functie voor 36 uur per week met een looptijd van 9 maanden. Reageren kan tot vrijdag 16 oktober 2026, 08:00.
Functietitel
Domeinsecretaresse Domein Samenleving
Functieomschrijving
Als domeinsecretaresse ondersteun je afdelingshoofden en teammanagers bij een breed pakket aan secretariële, organisatorische en administratieve werkzaamheden. Je bent een belangrijke schakel in de dagelijkse ondersteuning van het management en zorgt dat afspraken, overleggen, stukken en administratieve processen zorgvuldig en tijdig worden georganiseerd en opgevolgd. Je werkt samen met andere domeinsecretaresses binnen een ervaren secretariaat en stemt werkzaamheden nauw af.
Belangrijkste werkzaamheden
- Beheren en prioriteren van agenda’s en afspraken van afdelingshoofden en teammanagers
- Voorbereiden en organiseren van overleggen en bijeenkomsten
- Opstellen en verspreiden van agenda’s, uitnodigingen en vergaderstukken
- Notuleren van overleggen en bewaken van acties, afspraken en termijnen
- Procesmatig voorbereiden en ondersteunen van portefeuillehoudersoverleggen, inclusief verwerken en plaatsen van stukken in iBabs
- Verwerken en coördineren van correspondentie en bestuurlijke stukken
- Ondersteunen bij de afhandeling en coördinatie van klachten
- Ondersteunen bij administratieve processen, zoals facturen en financiële verplichtingen
- Organiseren en praktisch ondersteunen van bijeenkomsten
- Bewaken van de gezamenlijke mailbox en tijdig oppakken of uitzetten van reguliere en spoedeisende verzoeken
- Onderhouden van contacten met collega’s, leidinggevenden en externe partijen
Wie ben jij
- Je werkt georganiseerd, houdt overzicht en schakelt makkelijk tussen verschillende werkzaamheden en gesprekspartners
- Je stelt zelfstandig prioriteiten en functioneert goed in een dynamische omgeving met meerdere gelijktijdige zaken
- Je bent communicatief sterk, werkt accuraat en betrouwbaar met vertrouwelijke informatie
- Je kijkt vooruit, signaleert wat nodig is en weet wanneer afstemming vereist is
- Integriteit, discretie en zorgvuldigheid zijn voor jou vanzelfsprekend
- Je werkt goed samen in een team van secretaresses en deelt de verantwoordelijkheid voor continuïteit van ondersteuning
Werktijden en locatie
Uren: 32 tot 36 uur per week
Werkdagen: in ieder geval maandag, dinsdag, donderdag en vrijdag (bij 4×9 is woensdag vrij)
Locatie: grotendeels vanuit het Stadhuis; thuiswerken is in overleg mogelijk
Eisen
- De aangeboden kandidaat heeft in de afgelopen 6 maanden niet 3 overeenkomsten met een totale duur van 24 maanden gehad bij de opdrachtgever; dit criterium is niet van toepassing op kandidaten die een vast dienstverband hebben bij de uitlenende partij
- Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als managementassistent, directiesecretaresse, bestuurssecretaresse en/of secretaresse
- Aantoonbare werkervaring met het voorbereiden en organiseren van overleggen, waaronder het opstellen en verspreiden van agenda’s en vergaderstukken, notuleren en het bewaken van acties, afspraken en termijnen
- Aantoonbare werkervaring met Microsoft 365, waaronder in ieder geval Outlook, Word en Teams
- Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal mbo 4 niveau in de richting van secretariële ondersteuning, managementsupport of vergelijkbaar
- Beheersing van de Nederlandse taal op minimaal C1-niveau
Wensen
- Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar als secretaresse, managementassistent en/of vergelijkbare secretarieel ondersteunende functie, waarbij gelijktijdig meerdere leidinggevenden werden ondersteund
- Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar als secretaresse, managementassistent en/of vergelijkbare ondersteunende functie binnen een gemeente, andere overheidsorganisatie of politiek-bestuurlijke omgeving
- Aantoonbare werkervaring met administratieve en/of bestuurlijke procesbewaking en daarbij gebruikte digitale systemen, waaronder iBabs en/of een vergelijkbaar digitaal vergader- of besluitvormingssysteem
- Aantoonbare werkervaring met het beheren van een centrale werkvoorraad van het secretariaat, waarbij zelfstandig reguliere en spoedeisende verzoeken werden geprioriteerd, uitgezet en de opvolging bewaakt
Competenties
Plannen en organiseren. Houdt overzicht over meerdere werkzaamheden, rnorganiseert efficiënt en bewaakt afspraken, acties en deadlines
Prioriteiten stellen. Schat goed in wat urgent is, schakelt snel bij rnspoedverzoeken en weet hoofd- en bijzaken van elkaar te onderscheiden
Zelfstandigheid en initiatief. Werkt proactief, denkt vooruit en signaleert rntijdig wat nodig is zonder voortdurende aansturing
Nauwkeurig en zorgvuldig werken. Werkt accuraat en zorgt voor een correcte rnen tijdige verwerking van afspraken, vergaderstukken en administratieve rngegevens
Communicatieve vaardigheid. Communiceert helder en professioneel en stemt rngemakkelijk af met leidinggevenden
Solliciteer direct
Vul onderstaand formulier in en we nemen zo snel mogelijk contact met je op
Je reactie moet vóór vrijdag 16 oktober 2026, 08:00 binnen zijn.
Hoe werkt het sollicitatieproces?
Solliciteer direct
Vul je gegevens in via het formulier hieronder. Duurt minder dan 2 minuten — geen account vereist.
Analyse binnen 1–2 werkdagen
Een van onze recruiters beoordeelt je geschiktheid kritisch en neemt persoonlijk contact op — via WhatsApp, telefonisch of e-mail, wat jij prefereert.
Aanbieding op maat
In samenspraak met jou maken wij de aanbieding in orde. Wij beheren het aanbiedingsproces en begeleiden je waar nodig.
Aan de slag
Wij blijven beschikbaar voor vragen en ondersteuning — ook na plaatsing. Transparant, persoonlijk en zonder verrassingen.
Veelgestelde vragen
Wat kost het als ik via Jobhob word geplaatst als ZZP'er?
Voor ZZP-opdrachten hanteert Jobhob een fee van 10% over het geboden uurtarief van de opdrachtgever. Dit wordt vooraf transparant gecommuniceerd — geen verborgen kosten of verrassingen.
Tot wanneer kan ik reageren op deze opdracht?
Reageren kan tot vrijdag 16 oktober 2026, 08:00. Wij sluiten bewust een werkdag voor de opdrachtgever, zodat we jouw profiel kunnen toetsen en je voorstel op tijd kunnen indienen. Na dit moment nemen we geen reacties meer aan.
Hoe snel hoor ik iets na mijn sollicitatie?
Binnen 1 tot 2 werkdagen neemt een Jobhob-recruiter persoonlijk contact met je op. We doen eerst een kritische analyse op geschiktheid en geven je altijd eerlijke feedback — ook als we je op dit moment niet verder kunnen helpen.
Via welk kanaal neemt Jobhob contact met mij op?
Alle correspondentie verloopt persoonlijk via het kanaal dat jij prefereert: WhatsApp, telefonisch of e-mail. Je geeft je voorkeur op bij je sollicitatie.
Kan ik solliciteren als ik niet zeker weet of ik geschikt ben?
Ja, zeker. Onze recruiter doet de kritische analyse op geschiktheid. Twijfel je? Solliciteer gewoon — wij laten je weten of er een match is en bespreken eventueel alternatieven met je.
