In het kort
Provincie Zuid-Holland zoekt een informatie Transitie – Informatiebeheer Specialist in Den Haag. Het gaat om een detacheringsopdracht voor 32 - 36 uur per week met een looptijd van 12 maanden. Het tarief is €110,00 tot €135,00 per uur.
Functieomschrijving
Als informatiebeheer specialist toets je per migratie de archiefinhoudelijke keuzes aan de selectielijst, MDTO, de AVG en ISO 27001. Je bewaakt dat onderhanden werk in M365 Teams terechtkomt en te archiveren informatie in CALS. Ook zorg je ervoor dat te vernietigen informatie aantoonbaar wordt geïdentificeerd en verantwoord.
Je bent inhoudelijk eigenaar van de business rules, schoningsregels en migratiescenario’s. Je toetst deze aan de praktijk van migraties, optimaliseert de schoningsaanpak waar nodig en zoekt naar een werkbare balans tussen archiefrechtelijke eisen en de uitvoering van de migratie.
Werkzaamheden
- Je toetst migratieproducten op de momenten die in het runbook en draaiboek zijn vastgelegd en geeft archiefinhoudelijk akkoord.
- Je adviseert O-teams en het migratieteam over archiefinhoudelijke vraagstukken.
- Je beoordeelt en actualiseert business rules, schoningsregels en migratiescenario’s en legt noodzakelijke wijzigingen vast op de backlog.
- Je signaleert verschillen tussen archiefrechtelijke vereisten en de praktische uitvoering en stelt werkbare oplossingen voor.
- Je bewaakt de naleving van ISO 27001 bij de verwerking en verantwoording van migraties.
- Je werkt nauw samen met de technisch specialist om naleving van business rules en wettelijke eisen te waarborgen.
- Je werkt samen met informatiebeheer en bereidt het overleg met de provinciearchivaris voor.
- Je neemt deel aan sprintrituelen.
Resultaten
- Per migratie getoetste producten, waaronder:
- De scheiding tussen onderhanden werk in M365 Teams en archief in CALS.
- Archiveringslijsten, transformatie mappings en dossiersoorten, getoetst aan de selectielijst en MDTO.
- De identificatie van te vernietigen documenten en de bijbehorende retentietermijnen.
- Uitzonderingen, beoordeeld volgens de uitzonderingenaanpak.
- Advies over AVG-bevindingen en beperkt toegankelijke mappen.
- Business rules, schoningsregels en migratiescenario’s die in de migraties zijn toegepast, getoetst en geoptimaliseerd.
- Richtlijnen voor de schoningsaanpak, inclusief uitgangspunten voor metadata-verrijking.
- Een getoetste migratierapportage per migratie, inclusief audittrail, conform de Archiefwet en ISO 27001.
- Voorbereide verantwoording aan de provinciearchivaris per migratie, met onderbouwing voor te archiveren informatie, onderhanden werk, voorstellen tot vernietiging en uitzonderingen.
- Vernietigingslijsten en vigerende stukken voor het archiefsysteem.
- Consistente lijstproducten, opgezet als aanzichten op één onderliggend gegevensmodel.
- Archiefinhoudelijke lessons learned als input voor de volgende versie van het draaiboek.
Wanneer is een migratie geslaagd?
- De data is geschoond volgens het archiefbeleid en de selectielijst.
- Onderhanden werk staat in de structuur van Teams en te archiveren informatie in de structuur van CALS.
- Metadata is verrijkt volgens de schoningsaanpak en MDTO.
- Vernietiging en uitzonderingen zijn aantoonbaar verantwoord in de audittrail.
Eisen
Hier moet je cv aantoonbaar aan voldoen
- Minimaal een afgeronde WO bedrijfseconomie, bedrijfseconometrie, informatiekunde of vergelijkbaar
- Minimaal vijf (5) jaar aantoonbare werkervaring in informatiebeheer bij een (semi-) overheidsorganisatie
- Minimaal vijf (5) jaar aantoonbare werkervaring in het digitaliseren van bedrijfsprocessen en informatiestromen bij een (semi-)overheidsorganisatie
- Aantoonbare werkervaring met het toepassen van de actuele wet- en regelgevingen rond archivering, metadatering en het inrichten van zaaksystemen, zoals bijvoorbeeld AVG/GDPR, Archiefwet, MDTO, als informatiebeheerspecialist
- Aantoonbare werkervaring met minimaal twee (2) opdrachten bij een (semi-)overheidsorganisatie in de afgelopen tien jaar waarin de kandidaat ongestructureerde informatie (zoals e-mail, berichtenverkeer en documenten op netwerkschijven) heeft opgespoord, verzameld en geordend in dossiers. Inschrijvingseisen (vorm)
- DOS-2026-0005060’ In het onderdeel ‘Format CV’ en toegevoegd in tabblad ‘Uw inschrijving’ op het aanbestedingsplatform. Alleen CV’s die in het aangeboden format worden ingevuld, worden beoordeeld
- U 1 Nederlandse taal: Alle gegevensuitwisseling, werkzaamheden en correspondentie tijdens de procedure van deze uitvraag en bij de uitvoering van de opdracht zullen in de Nederlandse taal plaatsvinden, tenzij uitdrukkelijk anders bepaald
- Standaard algemeen screeningsprofiel bij PZH de nummers 11 en 12
- Aanvullend vinkt u, op basis van de aard van de toekomstige werkzaamheden, de volgende relevante risicogebieden aan
- Proces (61 + 62 + 63)
Competenties
- Zorgvuldigheid en goede oordeelsvorming, ook onder tijdsdruk
- Prioriteren: onderscheid maken tussen wat archiefrechtelijk moet en wat wenselijk is
- Pragmatisme: archiefrechtelijke vereisten vertalen naar een uitvoerbare werkwijze
- Adviesvaardigheden richting O-teams, IDV en de provinciearchivaris
- Vasthoudendheid wanneer archiefrechtelijke eisen onder druk staan
- Teamspeler
- Teamspeler, ook in de samenwerking met andere projecten binnen het programma
