Projectleider Europese aanbesteding en migratie WebOps & CMS

Over de opdracht

Je leidt de Europese aanbesteding voor Web Operations en contentmanagementsystemen (CMS) en begeleidt na gunning de implementatie en eventuele migratie. De omgeving omvat naar verwachting zes websites bij één leverancier en circa twintig redirects.

Je brengt de aanbesteding, leveranciersselectie, implementatie en eventuele migratie samen in één beheerst project. Daarbij werk je samen met Communicatie, Informatievoorziening, Inkoop, contractmanagement en andere materiedeskundigen. De implementatie en eventuele migratie moeten binnen een harde contractuele deadline worden afgerond, gevolgd door nazorg, overdracht en projectafsluiting.

WebOps omvat hosting en infrastructuur, technisch websitebeheer, beschikbaarheid, prestaties en beveiliging van websites en de technische CMS-omgeving. De opdracht richt zich op betrouwbare, veilige en beheersbare digitale dienstverlening.

Wat ga je doen?

Europese aanbesteding

• Je maakt je de wensen en het aanbestedingsdossier eigen en werkt het programma van eisen uit.
• Je stemt met Communicatie, Informatievoorziening en Inkoop af wat nodig is voor publicatie en uitvoering.
• Je stelt een plan van aanpak, detailplanning, projectgovernance en escalatieroute op.
• Je begeleidt het project van publicatie tot en met beoordeling, leverancierskeuze en contractering.
• Je organiseert en bewaakt bijdragen, afstemming, besluitvorming en tijdige oplevering.
• Je houdt een actueel overzicht bij van risico’s, issues, acties en besluiten.

Implementatie en eventuele migratie

• Je vertaalt de gunning naar een beheersbaar implementatie- en eventueel migratieproject.
• Je stelt samen met de leverancier en specialisten het implementatie- en migratieplan vast.
• Je organiseert de inzet van Communicatie, Informatievoorziening, Inkoop en andere betrokkenen.
• Je bewaakt planning, kwaliteit, afhankelijkheden, risico’s, acceptatiecriteria en besluitvorming.
• Je bent het centrale projectmatige aanspreekpunt voor de leverancier.

Nazorg en afsluiting

• Je coördineert de nazorg en de afhandeling van resterende bevindingen.
• Je draagt de dienstverlening volledig over aan de verantwoordelijke beheerorganisatie.
• Je levert een overdrachtsdossier en eindrapportage op en verzorgt de formele projectafsluiting.

Wat lever je op?

• Een vastgesteld plan van aanpak met mijlpalen, verantwoordelijkheden, overlegstructuur, besluitvorming, rapportage en escalatie.
• Een zorgvuldig uitgevoerd aanbestedingsproces van publicatie tot contractering.
• Een actueel en navolgbaar projectdossier met planning, rapportages, besluiten, acties, risico’s en issues.
• Een tijdige, transparante en onderbouwde leverancierskeuze.
• Een vastgesteld implementatie- en migratieplan met acceptatiecriteria, afhankelijkheden, risico’s, verantwoordelijkheden en overdrachtsafspraken.
• Een beheerste ingebruikname, afgeronde nazorg, overdracht, eindrapportage en projectafsluiting.

Jouw rol en samenwerking

Je bepaalt vanuit je expertise de projectmatige aanpak, verbindt partijen en bewaakt voortgang, samenhang en kwaliteit. Je bereidt overleggen, rapportages en besluiten voor en escaleert tijdig wanneer dat nodig is.

Communicatie is inhoudelijk eigenaar en levert de functionele en communicatieve inbreng. Informatievoorziening levert technische expertise. Inkoop en contractmanagement verzorgen de formele aanbestedingsprocedure, aanbestedingsrechtelijke begeleiding en contractering. Contractuele of financiële besluiten worden voorgelegd aan de opdrachtgever en waar nodig aan Inkoop of contractmanagement.

De opdracht betreft projectleiding en procesregie. Je neemt geen structureel functioneel beheer, webmastering, technisch beheer, contentbeheer of inhoudelijk werk van andere deskundigen over. Je zorgt ervoor dat hun bijdragen tijdig, volledig en in samenhang tot stand komen.

Wie ben je?

• Je brengt snel structuur aan en verbindt verschillende disciplines en belangen.
• Je documenteert zorgvuldig en houdt planning, risico’s, issues, acties en besluiten op orde.
• Je bent zichtbaar en benaderbaar, luistert en enthousiasmeert, en spreekt aan of escaleert wanneer dat nodig is.
• Je laat inhoudelijk eigenaarschap bij de juiste deskundigen en stuurt op resultaat.
• Je schakelt soepel tussen bestuurlijke besluitvorming, aanbesteding en technische implementatie.

Inzet en werkwijze

Je plant je werkzaamheden en aanwezigheid zelfstandig rond overleggen, mijlpalen en resultaten. Aanwezigheid in Rotterdam is niet structureel verplicht; aanwezigheid wordt afgestemd wanneer dat nodig is. De overlegstructuur en rapportagefrequentie worden vastgelegd in het projectplan.