Functieomschrijving
De focus van de Projectsecretaris is gericht op de besturing van projecten op grond van de beheersaspecten (Geld, Risico, Organisatie, Tijd, Informatie, Communicatie en Kwaliteit). Je bent verantwoordelijk voor de organisatie van de backoffice en het opstellen van relevante projectdocumenten. In jouw rol zorg je voor ordening, transparantie en overzicht gedurende alle projectfasen.
Hoofdtaken
- Opstellen van projectdocumenten zoals projectplannen, offertes, voortgangsrapportages, notities, planningen, (uren)ramingen, risicoanalyses, opdrachten, correspondentie, agendaposten en andere beslisdocumenten.
- Toetsen van documenten op consistentie ten opzichte van eerdere besluitvorming.
- Opstellen van planningen voor bestuurlijke en ambtelijke besluitvorming en coördineren van besluitvormingsprocessen.
- Vormgeven van het één-in‑gang- en één-uitgangprincipe met betrekking tot bestuurlijke opdrachten en besluitvorming.
- Organiseren van relevante overleggen en bijeenkomsten (voorbereiding, planning, agendering) en zorgen voor verslaglegging.
- Opstellen en beheren van actie- en besluitenlijsten; bewaken en monitoren van voortgang.
- Behouden van overzicht over overleggen, betrokkenen, onderwerpen, besluitvorming en informatiestromen.
- Actieve deelname aan relevante overleggen en regelmatige afstemming met de projectmanager over voortgang en eigen werkzaamheden.
- Verzamelen van specialistische kennis en informatie over relevante projectaspecten.
- Bewaken van voortgang ten aanzien van de GROTICK-aspecten en adviseren en rapporteren aan de projectmanager.
- Zelfstandig en actief onderhouden van contacten met externe bureaus en belanghebbenden.
- Informeren en adviseren van betrokkenen en geïnteresseerden binnen en buiten de projectorganisatie over projectstatus en bijdragen.
- Actief relatiebeheer binnen de clusters.
Jouw profiel
- Integer en resultaatgericht.
- Proactieve en ondernemende instelling.
- Flexibel en stressbestendig.
- Kennis van en ervaring met projectmatig werken.
- In staat gezamenlijke doelen te behalen en eigen handelen aan te passen aan ethische normen.
- Goede samenwerkingsvaardigheden en klantgerichtheid.
- Omgaan met belangentegenstellingen en onverwachte situaties.
- Goede luistervaardigheden, neemt initiatief en komt zo mogelijk met passende oplossingen.
- Neemt het voortouw en durft leiding te geven.
- Bekwaam in bewaken van voortgang en planning; stemt activiteiten tijdig af met anderen.
- Kan prioriteiten stellen, planmatig en secuur werken.
- Komt gevraagd en ongevraagd met advies waar nodig.
- Communicatief vaardig en politiek sensitief.
Eisen
- Je beschikt over een afgeronde Hbo-opleiding
- Je hebt minimaal 1 jaar werkervaring als projectsecretaris in het ruimtelijk domein in de afgelopen 5 jaar, waarbij je kennis en ervaring hebt opgedaan op het gebied van projectbeheersing en financiën
- Je hebt kennis van -en werkervaring met- gemeentelijke werkprocessen, in het bijzonder bestuurlijke en ambtelijke besluitvormingsprocessen in het ruimtelijk domein
- Je hebt werkervaring met het zelfstandig organiseren en plannen van overleggen of bijeenkomsten en het beheer van actie- en besluitenlijsten
- Je hebt werkervaring met zelfstandig en actief relatiebeheer, binnen en buiten de eigen organisatie
- Je bent in het bezit van een certificaat op het gebied van projectmanagement
- Je hebt werkervaring met Microsoft Office applicaties zoals Outlook, Teams, Word, Excel en PowerPoint
Wensen
- Je hebt kennis van -en werkervaring met- het coördineren van het proces van bestuurlijke en ambtelijke besluitvorming in het ruimtelijk domein binnen een gemeente met meer dan 250.000 inwoners
- Je hebt veranderkundige ervaring
Hoe werkt het sollicitatieproces?
Solliciteer direct
Vul je gegevens in via het formulier hieronder. Duurt minder dan 2 minuten — geen account vereist.
Analyse binnen 1–2 werkdagen
Een van onze recruiters beoordeelt je geschiktheid kritisch en neemt persoonlijk contact op — via WhatsApp, telefonisch of e-mail, wat jij prefereert.
Aanbieding op maat
In samenspraak met jou maken wij de aanbieding in orde. Wij beheren het aanbiedingsproces en begeleiden je waar nodig.
Aan de slag
Wij blijven beschikbaar voor vragen en ondersteuning — ook na plaatsing. Transparant, persoonlijk en zonder verrassingen.
Veelgestelde vragen
Hoe werkt de beloning bij detachering via Jobhob?
Bij detacheringsopdrachten hanteert Jobhob een marktconforme cao die aansluit op het aanbod van de opdrachtgever. Je wordt vooraf geïnformeerd over alle voorwaarden — geen verborgen kosten.
Hoe snel hoor ik iets na mijn sollicitatie?
Binnen 1 tot 2 werkdagen neemt een Jobhob-recruiter persoonlijk contact met je op. We doen eerst een kritische analyse op geschiktheid en geven je altijd eerlijke feedback — ook als we je op dit moment niet verder kunnen helpen.
Via welk kanaal neemt Jobhob contact met mij op?
Alle correspondentie verloopt persoonlijk via het kanaal dat jij prefereert: WhatsApp, telefonisch of e-mail. Je geeft je voorkeur op bij je sollicitatie.
Kan ik solliciteren als ik niet zeker weet of ik geschikt ben?
Ja, zeker. Onze recruiter doet de kritische analyse op geschiktheid. Twijfel je? Solliciteer gewoon — wij laten je weten of er een match is en bespreken eventueel alternatieven met je.
