Functietitel
Projectsecretaris
Rol en doel van de functie
Je ondersteunt het contractteam door structuur, overzicht en continuïteit te organiseren binnen alle projectprocessen. Door tijdige voorbereiding, verslaglegging, actiebewaking en zorgvuldige documentbeheersing draag je bij aan een betrouwbare en actuele informatievoorziening zodat het team efficiënt kan samenwerken en besluiten goed kan onderbouwen.
Taken en verantwoordelijkheden
- Secretariële ondersteuning: fungeren als aanspreekpunt voor telefonische contacten; afhandelen, informatie verzamelen en beantwoorden of doorverwijzen; typen, kopiëren, scannen, verzenden en archiveren van correspondentie, notulen, notities en verslagen.
- Vergaderingen organiseren: plannen en organiseren van vergaderingen en vergadercycli; verzorgen van toezending van vergaderstukken; verslaglegging van interne en externe overleggen; uitwerken en verspreiden van notulen.
- Actie- en documentbeheer: bewaken van actielijsten; monitoren van afspraken; zorgdragen voor zorgvuldig documentbeheer en actuele informatievoorziening.
- Ondersteuning teamprocessen: structureren, organiseren en borgen van informatie- en besluitvormingsprocessen zodat het team optimaal kan functioneren.
- Vervanging: samenwerken met en vervangen van de projectondersteuner bij afwezigheid.
Samenwerking
Je fungeert als spin in het web voor praktische zaken binnen het team. Je faciliteert de verbinding met overige teamleden en werkt gericht samen om gezamenlijke resultaten te behalen.
Competenties en gedrag
- Proactief en accuraat
- Communicatief vaardig met een open uitstraling
- Luistervaardig en in staat diverse belangen te onderkennen
- Stressbestendig en resultaatgericht in samenwerking
- Zoekt continu naar verbeteringen en deelt actief kennis en ervaringen
Resultaatverwachting
Je realiseert een betrouwbare en actuele informatievoorziening door structurele organisatie van processen, tijdige voorbereiding, correcte verslaglegging, strikte actiebewaking en zorgvuldig documentbeheer, waardoor het projectteam efficiënt kan samenwerken en de projectvoortgang beheerst kan worden uitgevoerd.
Eisen
- Kandidaat heeft minimaal 5 jaar relevante ervaring in uitvoerende, ondersteunde en adviserende werkzaamheden op het gebied van contractmanagement
- Kandidaat heeft minimaal MBO denk en werkniveau met een afgeronde HAVO opleiding
- Kandidaat heeft Ervaring met en kennis van (documentair) informatiebeheer en -dienstverlening, en het gebruik van DIM gerelateerde ICT-middelen (Hummingbird/Connect)
- Kandidaat heeft ervaring met werken in de Rijkswaterstaat organisatie
Wensen
- De mate waarin de kandidaat voldoet aan de genoemde competenties (aantoonbaar d.m.v. CV/ en of gesprek)
- Kandidaat heeft kennis van en ervaring met Projecten met een opdrachtwaarde groter dan 250 miljoen in de GWW-sector
- Mate van kennis van contractbeheersing in een DBFM context
Competenties
Je bent RADIO-V: resultaatgericht, aanspreekbaar, dienstverlenend, integer, rnondernemend en verbindend
Je bent stressbestendig
Je kunt goed plannen en organiseren
Je kunt goed analyseren
Je hebt een proactieve instelling
Je bent omgevingsbewust (Je weet wat er binnen de organisatie speelt)
Je beweegt effectief binnen een internationale context, begrijpt culturele rnverschillen en weet soepel te schakelen met mensen uit verschillende rnlanden
Hoe werkt het sollicitatieproces?
Solliciteer direct
Vul je gegevens in via het formulier hieronder. Duurt minder dan 2 minuten — geen account vereist.
Analyse binnen 1–2 werkdagen
Een van onze recruiters beoordeelt je geschiktheid kritisch en neemt persoonlijk contact op — via WhatsApp, telefonisch of e-mail, wat jij prefereert.
Aanbieding op maat
In samenspraak met jou maken wij de aanbieding in orde. Wij beheren het aanbiedingsproces en begeleiden je waar nodig.
Aan de slag
Wij blijven beschikbaar voor vragen en ondersteuning — ook na plaatsing. Transparant, persoonlijk en zonder verrassingen.
Veelgestelde vragen
Wat kost het als ik via Jobhob word geplaatst als ZZP'er?
Voor ZZP-opdrachten hanteert Jobhob een fee van 10% over het geboden uurtarief van de opdrachtgever. Dit wordt vooraf transparant gecommuniceerd — geen verborgen kosten of verrassingen.
Hoe snel hoor ik iets na mijn sollicitatie?
Binnen 1 tot 2 werkdagen neemt een Jobhob-recruiter persoonlijk contact met je op. We doen eerst een kritische analyse op geschiktheid en geven je altijd eerlijke feedback — ook als we je op dit moment niet verder kunnen helpen.
Via welk kanaal neemt Jobhob contact met mij op?
Alle correspondentie verloopt persoonlijk via het kanaal dat jij prefereert: WhatsApp, telefonisch of e-mail. Je geeft je voorkeur op bij je sollicitatie.
Kan ik solliciteren als ik niet zeker weet of ik geschikt ben?
Ja, zeker. Onze recruiter doet de kritische analyse op geschiktheid. Twijfel je? Solliciteer gewoon — wij laten je weten of er een match is en bespreken eventueel alternatieven met je.
