Specialist Informatievoorziening En Archiefbeheer

Professional Informatiehuishouding en Archiefbeheer

De opdracht

Je stelt een praktisch verbeterplan voor de informatiehuishouding op en brengt dit direct in uitvoering. Je werkt aan zichtbare verbeteringen, concrete maatregelen en duidelijke adviezen. Daarbij richt je je op duurzame toegankelijkheid van documenten vanaf het moment van opstellen of ontvangen, en op een overzicht van de informatiehuishouding en passende beheermaatregelen.

Je werkt binnen de geldende kaders, prioriteiten en planning. Je stemt nauw af met onder anderen de auditor/beleidsadviseur, ICT, CISO, FG, procesbeheerders en het management. Waar nodig werk je samen met het Regionaal Archief Rivierenland.

Werkzaamheden

• Je stelt een verbeterplan op op basis van bevindingen en openstaande aanbevelingen. Per aanbeveling beschrijf je de prioriteit, actie, het beoogde resultaat, de eigenaar en de planning.
• Je voert urgente verbetermaatregelen uit of begeleidt deze, onder meer rond digitaal informatiebeheer, duurzame archivering, metadata, bewaartermijnen, vernietiging en overbrenging.
• Je brengt werkprocessen, documentstromen, applicaties, opslaglocaties, autorisaties, proceseigenaren en risico’s in kaart.
• Je onderzoekt en verbetert archiveringsfunctionaliteiten in procesapplicaties en opslaglocaties, waaronder netwerkschijven, SharePoint en een zaaksysteem.
• Je stelt praktische afspraken, werkinstructies en beleid op of actualiseert deze. Onderwerpen zijn onder meer dossiervorming, dossiereigenaarschap, bestandsnaamgeving, versiebeheer, bestandsformaten, autorisaties en schaduwarchivering.
• Je ondersteunt bij het toepassen van selectielijsten, brengt digitale vernietigingsachterstanden in kaart en bereidt vernietigingslijsten en verklaringen voor. Ook stel je een procesbeschrijving voor vernietiging op.
• Je werkt een passend metagegevensschema uit, waarbij MDTO als uitgangspunt kan dienen.
• Je adviseert over vervanging, hybride archiefvorming, verklaringen van vervanging en een organisatiebrede procesbeschrijving voor vervanging.
• Je stelt een conversie- en migratieprotocol op of scherpt dit aan. Ook adviseer je over migraties, leveranciersafspraken en digitale beheeromgevingen.
• Je richt een eerste werkbare vorm van kwaliteitszorg voor informatiebeheer in, met monitoring, verbeteracties en periodieke voortgangsrapportage.
• Je bereidt de organisatie voor op veranderingen in de Archiefwet en de verkorting van de overbrengingstermijn.
• Je draagt kennis over aan medewerkers en management, zodat de verbeteringen duurzaam geborgd kunnen worden.

Op te leveren resultaten

• Een concreet en uitvoerbaar verbeterplan met prioriteiten, planning, eigenaren en voortgangsafspraken.
• Een actueel overzicht van de belangrijkste werkprocessen, informatiestromen, applicaties en opslaglocaties.
• Praktische werkinstructies en afspraken voor medewerkers over dossiervorming en informatiebeheer.
• Een aanpak voor digitale vernietiging, met inzicht in mogelijke achterstanden en voorstellen voor vervolgstappen.
• Een concept-metagegevensschema en advies over de toepassing ervan.
• Een eerste inrichting van kwaliteitszorg voor informatiebeheer, inclusief monitoring en rapportage.
• Advies over de structurele borging van informatie- en archiefbeheer.