In het kort
Documentalist -Duurzame Infra bij Rijkswaterstaat in Utrecht. Het betreft een detachering-functie voor 24 uur per week met een looptijd van 12 maanden. De salarisindicatie is €78,25 per uur. Reageren kan tot dinsdag 27 oktober 2026, 09:00.
Documentalist
Locatie: Utrecht
Werkwijze: Hybride werken, in overleg.
Over de functie
Je beheert het digitale projectarchief in het documentmanagementsysteem (DMS). Je zorgt ervoor dat documenten en informatie correct worden geregistreerd, van metadata worden voorzien, geordend en geclassificeerd. Ook help je projectmedewerkers om hun taken en verantwoordelijkheden op het gebied van documentbeheer en archiefvorming goed uit te voeren.
Wat ga je doen?
- Het projectarchief inrichten en beheren volgens de gemaakte afspraken en geldende kwaliteitseisen.
- Het ordeningsplan actueel houden en dossiers waarderen, selecteren en classificeren.
- Een autorisatiematrix opstellen en bijhouden en toegangsrechten in het DMS verlenen en intrekken.
- Standaardweergaven en zoekvragen in het DMS maken op basis van de behoeften van medewerkers.
- Nieuwe projectmedewerkers instrueren en begeleiden, zodat zij zelfstandig hun taken voor documentbeheer en archiefvorming uitvoeren.
- Nieuwe (sub)dossiers toevoegen, ordenen en muteren binnen de ordeningsstructuur.
- Documenten en dossiers actueel houden en zo nodig verplaatsen.
- Toezien op de correcte verwerking van inkomende, interne en uitgaande documenten en informatie tijdig bij de juiste persoon beschikbaar stellen.
- Storingen melden bij Lokaal Functioneel Beheer en functionele verbetervoorstellen voor applicaties inventariseren en melden.
- Werkinstructies, handleidingen en andere hulpmiddelen voor documentbeheer opstellen en actueel houden.
- De benodigde middelen voor documentbeheer en archivering verzorgen.
Resultaten
- Een ingericht projectarchief dat voldoet aan de gemaakte afspraken en kwaliteitseisen, waaronder eisen voor ordening, waardering, selectie en metadata.
- Actuele middelen voor documentbeheer en archivering, zoals een autorisatiematrix, werkinstructies, handleidingen en een ordeningsstructuur.
Wat breng je mee?
- Minimaal hbo-denk- en werkniveau en een afgeronde mbo-opleiding in informatiemanagement of een gelijkwaardige opleiding.
- Meer dan twee jaar aantoonbare werkervaring met een DMS en digitaal archiveren.
- Ervaring met en kennis van (documentair) informatiebeheer en -dienstverlening en het gebruik van relevante ICT-middelen.
- Je kunt zelfstandig werkinstructies en handreikingen opstellen.
Wensen
- Kennis van en ervaring met grootschalige GWW-projecten.
- Kennis van relevante kaders en regelgeving, zoals Woo, AVG, Aw, BIHR en het Toepassingsmodel metadata.
- Ervaring met recordmanagement in de M365 SharePoint-applicatie.
Jouw competenties
- Analytisch vermogen: je kunt verbanden leggen.
- Een dienstverlenende en klantgerichte instelling.
- Een hands-on mentaliteit en het vermogen om werkbare oplossingen te vinden.
- Goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden, waaronder rapportages en hulpmiddelen opstellen.
- Didactische vaardigheden om gebruikers te instrueren en begeleiden.
- Goed luisteren en de vraag achter de vraag achterhalen.
- Nauwkeurigheid en omgevingsbewustzijn.
- Een proactieve instelling.
- Plannen en organiseren: zelfstandig je werk indelen en deadlines halen.
- Zelfontwikkeling: leren van je omgeving en ervaringen en dit toepassen in je werk.
- Zelfstandigheid, initiatief nemen en collega’s opzoeken wanneer dat nodig is.
Eisen
- De kandidaat moet minimaal HBO-denk- en werkniveau hebben en een afgeronde MBO-opleiding in het vakgebied van informatiemanagement of een gelijkwaardige opleiding
- De kandidaat moet meer dan 2 jaar aantoonbare werkervaring hebben met een Document Management Systeem (DMS) en digitaal archiveren
- De kandidaat moet ervaring met en kennis hebben van (documentair) informatiebeheer en -dienstverlening, en het gebruik van relevante ICT-middelen
- De kandidaat moet zelfstandig werkinstructies en handreikingen kunnen opstellen
- De kandidaat moet de Nederlandse taal beheersen
Wensen
- Kennis van en ervaring met (grootschalige) GWW-projecten is gewenst
- Kennis van relevante kaders en regelgeving (bijv. Woo, AVG, Aw, BIHR, Toepassingsmodel metadata) is gewenst
- Ervaring met recordmanagement in de M365 SharePoint applicatie is gewenst
Solliciteer direct
Vul onderstaand formulier in en we nemen zo snel mogelijk contact met je op
Je reactie moet vóór dinsdag 27 oktober 2026, 09:00 binnen zijn.
Hoe werkt het sollicitatieproces?
Solliciteer direct
Vul je gegevens in via het formulier hieronder. Duurt minder dan 2 minuten — geen account vereist.
Analyse binnen 1–2 werkdagen
Een van onze recruiters beoordeelt je geschiktheid kritisch en neemt persoonlijk contact op — via WhatsApp, telefonisch of e-mail, wat jij prefereert.
Aanbieding op maat
In samenspraak met jou maken wij de aanbieding in orde. Wij beheren het aanbiedingsproces en begeleiden je waar nodig.
Aan de slag
Wij blijven beschikbaar voor vragen en ondersteuning — ook na plaatsing. Transparant, persoonlijk en zonder verrassingen.
Veelgestelde vragen
Wat kost het als ik via Jobhob word geplaatst als ZZP'er?
Voor ZZP-opdrachten hanteert Jobhob een fee van 10% over het geboden uurtarief van de opdrachtgever. Dit wordt vooraf transparant gecommuniceerd — geen verborgen kosten of verrassingen.
Wat is het salaris voor deze functie?
De salarisindicatie voor deze functie is €78,25 per uur.
Tot wanneer kan ik reageren op deze opdracht?
Reageren kan tot dinsdag 27 oktober 2026, 09:00. Wij sluiten bewust een werkdag voor de opdrachtgever, zodat we jouw profiel kunnen toetsen en je voorstel op tijd kunnen indienen. Na dit moment nemen we geen reacties meer aan.
Hoe snel hoor ik iets na mijn sollicitatie?
Binnen 1 tot 2 werkdagen neemt een Jobhob-recruiter persoonlijk contact met je op. We doen eerst een kritische analyse op geschiktheid en geven je altijd eerlijke feedback — ook als we je op dit moment niet verder kunnen helpen.
Via welk kanaal neemt Jobhob contact met mij op?
Alle correspondentie verloopt persoonlijk via het kanaal dat jij prefereert: WhatsApp, telefonisch of e-mail. Je geeft je voorkeur op bij je sollicitatie.
Kan ik solliciteren als ik niet zeker weet of ik geschikt ben?
Ja, zeker. Onze recruiter doet de kritische analyse op geschiktheid. Twijfel je? Solliciteer gewoon — wij laten je weten of er een match is en bespreken eventueel alternatieven met je.
