In het kort
Documentalist -Programma Duurzame Infra bij Rijkswaterstaat in Utrecht. Het betreft een detachering-functie voor 24 uur per week met een looptijd van 12 maanden. De salarisindicatie is €78,25 per uur. Reageren kan tot dinsdag 27 oktober 2026, 09:00.
Documentalist
Locatie: Utrecht
Over de functie
Als documentalist beheer je het digitale projectarchief en ondersteun je projectmedewerkers bij documentbeheer en archiefvorming. Je helpt hen hun taken en verantwoordelijkheden goed uit te voeren en draagt zo bij aan een voortdurende verbetering van de informatiehuishouding.
Wat ga je doen?
- Documenten registreren, voorzien van metadata, ordenen en classificeren op vertrouwelijkheid.
- Het ordeningsplan en de ordeningsstructuur actueel houden.
- Dossiers waarderen, selecteren en beheren.
- Een autorisatiematrix opstellen en bijhouden, en autorisaties verlenen en intrekken.
- Standaardweergaven en zoekvragen in het documentmanagementsysteem maken.
- Projectmedewerkers instrueren, trainen en begeleiden, zodat zij zelfstandig hun taken rond documentbeheer en archiefvorming uitvoeren.
- Documenten en (sub)dossiers toevoegen, ordenen, muteren en verplaatsen.
- Toezien op de juiste verwerking van inkomende, interne en uitgaande documenten.
- Informatie tijdig beschikbaar stellen aan de juiste personen, onder meer door post- en e-mailstukken te routeren.
- Storingen melden en functionele verbetervoorstellen voor applicaties inventariseren en doorgeven.
- De benodigde middelen, werkinstructies en handleidingen voor documentbeheer actueel houden.
Resultaat
- Een ingericht projectarchief dat voldoet aan de gemaakte afspraken en kwaliteitseisen, waaronder eisen voor ordening, waardering, selectie en metadata.
- Actuele hulpmiddelen voor documentbeheer en archivering, zoals een autorisatiematrix, werkinstructies, handleidingen en een ordeningsstructuur.
Wat breng je mee?
- Minimaal hbo-denk- en werkniveau en een afgeronde mbo-opleiding in informatiemanagement of een gelijkwaardige opleiding.
- Meer dan twee jaar aantoonbare ervaring met een documentmanagementsysteem (DMS) en digitaal archiveren.
- Kennis van en ervaring met (documentair) informatiebeheer en -dienstverlening, en het gebruik van relevante ICT-middelen.
- Ervaring met het zelfstandig opstellen van werkinstructies en handreikingen.
- Beheersing van de Nederlandse taal.
Pré’s
- Kennis van en ervaring met grootschalige GWW-projecten.
- Kennis van relevante kaders en regelgeving, zoals Woo, AVG, Aw, BIHR en het Toepassingsmodel metadata.
- Ervaring met recordmanagement in M365 SharePoint.
Competenties
- Analytisch vermogen en het kunnen leggen van verbanden.
- Een dienstverlenende en klantgerichte instelling.
- Een praktische, oplossingsgerichte aanpak.
- Goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden, waaronder het opstellen van rapportages en hulpmiddelen.
- Didactische vaardigheden voor het instrueren en begeleiden van gebruikers.
- Goed kunnen luisteren en de vraag achter de vraag achterhalen.
- Nauwkeurigheid en omgevingsbewustzijn.
- Een proactieve instelling.
- Plannen en organiseren, en zelfstandig het werk en deadlines kunnen bewaken.
- Bereidheid om te leren en inzichten toe te passen in het werk.
- Zelfstandigheid, initiatief en het vermogen collega’s op te zoeken wanneer dat nodig is.
Eisen
- De kandidaat heeft minimaal HBO-denk- en werkniveau en een afgeronde MBO-opleiding in het vakgebied van informatiemanagement of een gelijkwaardige opleiding
- De kandidaat heeft meer dan 2 jaar aantoonbare werkervaring met een Document Management Systeem (DMS) en digitaal archiveren
- De kandidaat heeft ervaring met en kennis van (documentair) informatiebeheer en -dienstverlening, en het gebruik van relevante ICT-middelen
- De kandidaat kan zelfstandig werkinstructies en handreikingen opstellen
- De kandidaat beheerst de Nederlandse taal
Wensen
- Kennis van en ervaring met (grootschalige) GWW-projecten
- Kennis van relevante kaders en regelgeving (bijv. Woo, AVG, Aw, BIHR, Toepassingsmodel metadata)
- Ervaring met recordmanagement in de M365 SharePoint applicatie
Solliciteer direct
Vul onderstaand formulier in en we nemen zo snel mogelijk contact met je op
Je reactie moet vóór dinsdag 27 oktober 2026, 09:00 binnen zijn.
Hoe werkt het sollicitatieproces?
Solliciteer direct
Vul je gegevens in via het formulier hieronder. Duurt minder dan 2 minuten — geen account vereist.
Analyse binnen 1–2 werkdagen
Een van onze recruiters beoordeelt je geschiktheid kritisch en neemt persoonlijk contact op — via WhatsApp, telefonisch of e-mail, wat jij prefereert.
Aanbieding op maat
In samenspraak met jou maken wij de aanbieding in orde. Wij beheren het aanbiedingsproces en begeleiden je waar nodig.
Aan de slag
Wij blijven beschikbaar voor vragen en ondersteuning — ook na plaatsing. Transparant, persoonlijk en zonder verrassingen.
Veelgestelde vragen
Wat kost het als ik via Jobhob word geplaatst als ZZP'er?
Voor ZZP-opdrachten hanteert Jobhob een fee van 10% over het geboden uurtarief van de opdrachtgever. Dit wordt vooraf transparant gecommuniceerd — geen verborgen kosten of verrassingen.
Wat is het salaris voor deze functie?
De salarisindicatie voor deze functie is €78,25 per uur.
Tot wanneer kan ik reageren op deze opdracht?
Reageren kan tot dinsdag 27 oktober 2026, 09:00. Wij sluiten bewust een werkdag voor de opdrachtgever, zodat we jouw profiel kunnen toetsen en je voorstel op tijd kunnen indienen. Na dit moment nemen we geen reacties meer aan.
Hoe snel hoor ik iets na mijn sollicitatie?
Binnen 1 tot 2 werkdagen neemt een Jobhob-recruiter persoonlijk contact met je op. We doen eerst een kritische analyse op geschiktheid en geven je altijd eerlijke feedback — ook als we je op dit moment niet verder kunnen helpen.
Via welk kanaal neemt Jobhob contact met mij op?
Alle correspondentie verloopt persoonlijk via het kanaal dat jij prefereert: WhatsApp, telefonisch of e-mail. Je geeft je voorkeur op bij je sollicitatie.
Kan ik solliciteren als ik niet zeker weet of ik geschikt ben?
Ja, zeker. Onze recruiter doet de kritische analyse op geschiktheid. Twijfel je? Solliciteer gewoon — wij laten je weten of er een match is en bespreken eventueel alternatieven met je.
