In het kort
Documentalist Rijkskeringen MN bij Rijkswaterstaat in Utrecht. Het betreft een detachering-functie voor 24 - 24 uur per week met een looptijd van 12 maanden. De salarisindicatie is €72,50 tot €78,25 per uur. Reageren kan tot en met 28 augustus 2026.
Functieomschrijving
De opdracht omvat het uitvoeren van het beheer van de archivering in het documentmanagementsysteem door (project)medewerkers. Dit beheer betreft activiteiten zoals registreren, metadateren, ordenen en classificeren (vertrouwelijkheid) van documenten en informatie. Je zorgt voor een actueel ordeningsplan, waardering van dossiers, autorisatiebeheer, training van (project)medewerkers en het beschikbaar stellen van benodigde middelen. Daarnaast bereid je projectdossiers voor en draag je een aantal dossiers over aan het centraal archief. Een belangrijke taak is het coachen van projectmedewerkers zodat zij hun taken en verantwoordelijkheden met betrekking tot documentbeheer en archiefvorming bewust en adequaat uitvoeren.
Taken en verantwoordelijkheden
Belangrijkste taken
- Opstellen en actueel houden van een autorisatiematrix
- Verlenen en intrekken van autorisaties in het documentmanagementsysteem
- Maken van relevante standaardweergaven en standaard zoekvragen in het documentmanagementsysteem naar behoefte van medewerkers
- Instrueren van (nieuwe) projectmedewerkers zodat zij zelfstandig en adequaat taken met betrekking tot documentbeheer en archiefvorming uitvoeren
- Toevoegen, ordenen, waarderen, selecteren en muteren van (sub)dossiers binnen de ordeningsstructuur
- Actueel houden van alle documenten die bij het projectarchief horen; verplaatsen van documenten en/of (sub)dossiers
- Toezien op het juist verwerken van inkomende, interne en uitgaande documenten conform kaders
- Tijdig beschikbaar stellen van de juiste informatie aan de juiste persoon (routeren van post- en e-mailstukken)
- Melden van storingen aan het functioneel beheer
- Inventariseren en melden van verbetervoorstellen ten behoeve van applicaties in de vorm van functionele wensen
- Opschonen van projectdossiers op conceptdocumenten, ontbrekende metadata en dubbele bestanden; checken van mailbox op archiefwaardige documenten
- Controleren of documenten mogelijk al in Connect aanwezig zijn
- Toekennen van BSD-codes en bewaartermijnen
- Schrijven van een overdrachtsplan
- Uitvraag doen voor een MAT-analyse
Doel van de opdracht
- Ingerichte projectdossiers volgens gemaakte afspraken en die voldoen aan kwaliteitseisen (ordeningsstructuur, waarderen en selecteren, toepassen van metadata)
- Actuele middelen voor documentbeheer en archivering (autoristatiematrix, werkinstructies, handleidingen, ordeningsstructuur)
- Overdracht van projectdossiers van afgeronde opdrachten aan het centraal archief
Eisen
- Kandidaat beschikt aantoonbaar minimaal over HBO denk en werkniveau met een afgeronde MBO opleiding in het vakgebied van informatiemanagement of gelijkwaardige opleiding
- Kandidaat beschikt aantoonbaar over minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring met werken met een Document Management Systeem (DMS) en het vakgebied van digitaal archiveren
- Aantoonbaar ervaring met en kennis van (documentair) informatiebeheer en -dienstverlening, en het gebruik van DIM gerelateerde ICT-middelen
- Aantoonbaar ervaring met het zelfstandig opstellen van werkinstructies en handreikingen
Wensen
- Mate waarin de kandidaat beschikt over aantoonbare kennis van en ervaring met het toepassen van relevante kaders en regelgeving (bijvoorbeeld WOO, AVG, Baseline Informatiehuishouding Rijksoverheid
- Mate waarin de kandidaat beschikt over de genoemde competenties en vaardigheden (toetsbaar op basis van cv, motivatiebrief en/of mogelijk sollicitatiegesprek)
- Mate waarin de kandidaat beschikt over ervaring met recordmanagement in de M365 SharePoint applicatie
Competenties
Analyseren/ analytisch denkvermogen (verbanden kunnen leggen)
Dienstverlenende en klantgerichte instelling
Hands-om mentaliteit (kunnen denken in mogelijkheden en werkbare rnoplossingen)
Goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden, waaronder
Rapportages en hulpmiddelen kunnen opstellen
Didactische vaardigheden voor instrueren en begeleiden van gebruikers
Luisteren (de vraag achter de vraag kunnen achterhalen)
Nauwkeurigheid
Omgevingsbewustzijn (Je weet wat er binnen de organisatie speelt)
Pro-actieve instelling Plannen en organiseren (op een zelfstandige manier rnje eigen werken indelen en je deadlines zonder stress halen)
Zelfontwikkeling (je leert van je omgeving, en van situaties, en past dit rntoe op je werk)
Zelfstandigheid (je kan je werk zelfstandig uitvoeren, je neemt het rninitiatief om zaken te verbeteren en zoekt de collega’s op als je ze nodig rnhebt)
Hoe werkt het sollicitatieproces?
Solliciteer direct
Vul je gegevens in via het formulier hieronder. Duurt minder dan 2 minuten — geen account vereist.
Analyse binnen 1–2 werkdagen
Een van onze recruiters beoordeelt je geschiktheid kritisch en neemt persoonlijk contact op — via WhatsApp, telefonisch of e-mail, wat jij prefereert.
Aanbieding op maat
In samenspraak met jou maken wij de aanbieding in orde. Wij beheren het aanbiedingsproces en begeleiden je waar nodig.
Aan de slag
Wij blijven beschikbaar voor vragen en ondersteuning — ook na plaatsing. Transparant, persoonlijk en zonder verrassingen.
Veelgestelde vragen
Wat kost het als ik via Jobhob word geplaatst als ZZP'er?
Voor ZZP-opdrachten hanteert Jobhob een fee van 10% over het geboden uurtarief van de opdrachtgever. Dit wordt vooraf transparant gecommuniceerd — geen verborgen kosten of verrassingen.
Wat is het salaris voor deze functie?
De salarisindicatie voor deze functie is €72,50 tot €78,25 per uur.
Tot wanneer kan ik solliciteren op deze vacature?
Deze vacature sluit op 28 augustus 2026. Solliciteer op tijd — na de sluitingsdatum is reageren niet meer mogelijk.
Hoe snel hoor ik iets na mijn sollicitatie?
Binnen 1 tot 2 werkdagen neemt een Jobhob-recruiter persoonlijk contact met je op. We doen eerst een kritische analyse op geschiktheid en geven je altijd eerlijke feedback — ook als we je op dit moment niet verder kunnen helpen.
Via welk kanaal neemt Jobhob contact met mij op?
Alle correspondentie verloopt persoonlijk via het kanaal dat jij prefereert: WhatsApp, telefonisch of e-mail. Je geeft je voorkeur op bij je sollicitatie.
Kan ik solliciteren als ik niet zeker weet of ik geschikt ben?
Ja, zeker. Onze recruiter doet de kritische analyse op geschiktheid. Twijfel je? Solliciteer gewoon — wij laten je weten of er een match is en bespreken eventueel alternatieven met je.
