Functieomschrijving
Als managementassistent en OR-secretaris binnen VNG Realisatie vervul je een centrale ondersteunende en verbindende rol. Je ondersteunt professioneel, proactief en zorgvuldig de MT-leden en verzorgt het secretarieel en procesmatig secretariaat van de ondernemingsraad.
Belangrijkste verantwoordelijkheden
- Beheer agenda’s MT-leden: integraal beheren van complexe agenda’s, plannen van afspraken, bewaken van prioriteiten en organiseren van overleggen en bijeenkomsten.
- Voorbereiding en informatiebeheer: ondersteunen bij de voorbereiding van gesprekken en vergaderingen en zorgen dat informatie tijdig beschikbaar is.
- Mailboxbeheer MT: beheren van mailboxen van MT-leden, signaleren van urgentie, bewaken van opvolging en zelfstandig of namens MT-leden afhandelen van berichten waar passend.
- OR-secretariaat: voorbereiden, organiseren en verslagleggen van OR-vergaderingen en aanverwante overleggen; beheren van de OR-mailbox, bewaken van inkomende vragen en acties, plannen van vergaderingen, opstellen van agenda’s, verzorgen van notulen en actielijsten en bewaken van opvolging.
- Organisatie en procesverbetering: meedenken op organisatorisch en procesmatig niveau, zien wat nodig is en met verbetervoorstellen komen.
- Vertrouwelijkheid en discretie: handelen met zorg, discretie en gevoel voor vertrouwelijkheid en interne verhoudingen.
Gevraagde vaardigheden en eigenschappen
- Allround managementassistent: proactief en uitvoerend sterk.
- Securiteit en nauwkeurigheid in werk.
- Snel kunnen schakelen tussen verschillende onderwerpen, personen en belangen.
- Overzicht houden en structuur aanbrengen in een dynamische omgeving.
- Rust en duidelijkheid creëren; eerlijk en open afstemmen met MT-leden.
- Opbouwen van werkrelaties gebaseerd op vertrouwen, proactiviteit en wederzijds begrip.
- Organisatorisch en procesmatig meedenken en verantwoordelijkheid nemen voor opvolging van afspraken en acties.
Eisen
- Aantoonbaarheid kan blijken uit het weergeven van de behaalde opleidingen, werkervaring of referentieprojecten in ingediend cv
- Een minimaal afgeronde hbo-opleiding
- Minimaal 7 jaar ervaring als managementassistent, directiesecretaresse of officemanager
- Aantoonbare ervaring met complex agendabeheer en mailboxbeheer voor minimaal één leidinggevende
- Aantoonbare ervaring met notuleren en actiebewaking in bestuurlijke of organisatorische context
Wensen
- Punten
- Aantoonbare ervaring met secretariële ondersteuning van een ondernemingsraad, medezeggenschapsraad, commissie, bestuur of vergelijkbaar overlegorgaan, inclusief agendering, notulering en actiebewaking.. Geen aantoonbare ervaring: 0 punten. Ervaring met secretariële ondersteuning van een overlegorgaan: 10 punten. Ervaring met secretariële ondersteuning van OR, medezeggenschap, bestuur of commissie inclusief notulering en actiebewaking: 20 punten. 20 punten
- Aantoonbare werkervaring als managementassistent, directiesecretaresse of bestuurssecretaresse binnen een complexe publieke organisatie, zoals een gemeente, ministerie, uitvoeringsorganisatie, samenwerkingsverband of organisatie als VNG/VNG Realisatie.. Geen aantoonbare ervaring: 0 punten. Ervaring binnen een publieke organisatie: 10 punten. Ervaring binnen gemeenten, intergemeentelijke samenwerkingsverbanden, uitvoeringsorganisaties of een organisatie zoals VNG: 20 punten. 20 punten
- Aantoonbare werkervaring met het ondersteunen van meerdere managementleden gelijktijdig binnen een organisatie van minimaal 300 fte, inclusief complex agendabeheer, mailboxbeheer, prioritering en het bewaken van acties.. Geen aantoonbare ervaring: 0 punten. Ervaring met ondersteuning van één managementlid: 10 punten. Ervaring met ondersteuning van twee managementleden: 20 punten. Ervaring met ondersteuning van drie of meer managementleden: 25 punten. 25 punten
- Aantoonbare ervaring met het voorbereiden, plannen en organiseren van bestuurlijke overleggen en bijeenkomsten binnen een vereniging of belangenbehartigingsorganisatie.. Geen aantoonbare ervaring: 0 punten Ervaring met het organiseren van interne overleggen of bijeenkomsten: 10 punten Aantoonbare ervaring met het organiseren van bestuurlijke overleggen en bijeenkomsten binnen een vereniging of belangenbehartigingsorganisatie: 25 punten 25 punten
Competenties
Organisatiesensitiviteit
Nauwkeurigheid
Proactiviteit
Planningsvaardigheid
Discretie
Stressbestendigheid
Communicatief
Samenwerkingsgericht
Hoe werkt het sollicitatieproces?
Solliciteer direct
Vul je gegevens in via het formulier hieronder. Duurt minder dan 2 minuten — geen account vereist.
Analyse binnen 1–2 werkdagen
Een van onze recruiters beoordeelt je geschiktheid kritisch en neemt persoonlijk contact op — via WhatsApp, telefonisch of e-mail, wat jij prefereert.
Aanbieding op maat
In samenspraak met jou maken wij de aanbieding in orde. Wij beheren het aanbiedingsproces en begeleiden je waar nodig.
Aan de slag
Wij blijven beschikbaar voor vragen en ondersteuning — ook na plaatsing. Transparant, persoonlijk en zonder verrassingen.
Veelgestelde vragen
Wat kost het als ik via Jobhob word geplaatst als ZZP'er?
Voor ZZP-opdrachten hanteert Jobhob een fee van 10% over het geboden uurtarief van de opdrachtgever. Dit wordt vooraf transparant gecommuniceerd — geen verborgen kosten of verrassingen.
Hoe snel hoor ik iets na mijn sollicitatie?
Binnen 1 tot 2 werkdagen neemt een Jobhob-recruiter persoonlijk contact met je op. We doen eerst een kritische analyse op geschiktheid en geven je altijd eerlijke feedback — ook als we je op dit moment niet verder kunnen helpen.
Via welk kanaal neemt Jobhob contact met mij op?
Alle correspondentie verloopt persoonlijk via het kanaal dat jij prefereert: WhatsApp, telefonisch of e-mail. Je geeft je voorkeur op bij je sollicitatie.
Kan ik solliciteren als ik niet zeker weet of ik geschikt ben?
Ja, zeker. Onze recruiter doet de kritische analyse op geschiktheid. Twijfel je? Solliciteer gewoon — wij laten je weten of er een match is en bespreken eventueel alternatieven met je.