Medewerker Begraafplaatsadministratie

Administratieve ondersteuning begraafplaatsadministratie

De opdracht

Je ondersteunt tijdelijk de begraafplaatsadministratie bij de administratieve voorbereiding, uitvoering en afronding van de ruiming van circa 464 graven op de Nieuwe Begraafplaats. Je ontlast de huidige medewerkers en betrekt hen actief bij het proces. De opdracht omvat uitsluitend de administratieve werkzaamheden die voortvloeien uit de ruiming; reguliere werkzaamheden van de begraafplaatsadministratie vallen erbuiten.

Je bent de kartrekker van de administratieve voorbereiding. Je coördineert het proces, bewaakt de voortgang en stemt af met betrokken collega’s. Ook betrek je medewerkers van Burgerzaken bij het proces en draag je kennis aan hen over. Je werkt zorgvuldig en controlegericht, zodat de resultaten goed onderbouwd en betrouwbaar zijn.

Werkzaamheden

Procesinrichting en coördinatie

• Werkprocessen opstellen en inrichten voor de administratieve voorbereiding van de ruiming.
• Het administratieve proces begeleiden en coördineren.
• Werkzaamheden afstemmen met medewerkers van Burgerzaken en andere betrokkenen.
• Collega’s, externe partners en stakeholders betrekken bij het proces.

Inventarisatie en dossieronderzoek

• De graven inventariseren die onderdeel zijn van de ruimingsopgave en de grafstatussen controleren.
• Fysieke of digitale dossiers en verklaringen controleren en de geldigheid beoordelen.
• Controleren op behoudenswaardige graven en andere bijzonderheden.
• Concept- en definitieve lijsten opstellen van de te ruimen graven.
• Gemaakte keuzes vastleggen.

Communicatie en voorlichting

• Correspondentie en publicaties voor de ruiming opstellen en versturen aan rechthebbenden en belanghebbenden.
• Uitvaartondernemers, steenhouders en andere betrokken partijen informeren.
• Op werkdagen vragen van rechthebbenden, nabestaanden en andere belanghebbenden per telefoon en e-mail beantwoorden.
• Reacties op aanschrijvingen en publicaties behandelen en registreren.
• Als sparringpartner en coach bijdragen aan administratieve processen, naleving van de beheersverordening en duidelijke, efficiënte werkafspraken.

Ondersteuning bij uitvoering en afronding

• Tijdens de uitvoering vragen van collega’s, nabestaanden en andere betrokkenen beantwoorden.
• Uitgevoerde ruimingen op grafniveau administratief verwerken in Centric Begraven.
• Wijzigingen die voortvloeien uit de ruiming registreren en verwerken.
• Zorgen voor archivering, dossiervorming en overdracht van informatie.

Wat je meebrengt

Je hebt aantoonbare kennis en ervaring met begraafplaatsadministratie en de administratieve processen rondom het ruimen van graven. Je werkt zorgvuldig en betrouwbaar en hebt oog voor controles, dossiervorming en een correcte verwerking volgens de geldende wet- en regelgeving.

Werkwijze

Je werkt hybride. In de opstartfase ben je fysiek aanwezig op het gemeentehuis voor kennisoverdracht, afstemming en de inrichting van de werkzaamheden. Daarna kun je de werkzaamheden gedeeltelijk op afstand uitvoeren, als de voortgang en samenwerking goed geborgd zijn.

Resultaat

Je zorgt voor een gecontroleerde en actuele begraafplaatsadministratie voor de betreffende graven, complete en juridisch controleerbare dossiers, definitieve lijsten van te ruimen graven en een actueel overzicht van rechthebbenden en grafrechten. Daarmee leg je de administratieve basis voor de uitvoering van de ruiming.