Functieomschrijving
De focus van de projectsecretaris is gericht op de besturing van projecten op grond van de beheersaspecten (Geld, Risico, Organisatie, Tijd, Informatie, Communicatie en Kwaliteit). De secretaris richt zich op de organisatie van de backoffice en draagt zorg voor relevante projectdocumenten, zoals projectplannen, offertes, voortgangsrapportages, correspondentie, planningen, (uren)ramingen, opdrachten, agendaposten en andere beslisdocumenten. In deze rol ben je verantwoordelijk voor ordening, transparantie en overzicht gedurende alle projectfasen.
Hoofdtaken
Kerntaken:
- Produceren van relevante projectdocumenten (projectplannen, offertes, voortgangsrapportages, notities, planningen, (uren)ramingen, risicoanalyses, opdrachten, correspondentie, agendaposten en andere beslisdocumenten).
- Toetsen van documenten op consistentie ten opzichte van eerdere besluitvorming.
- Coördineren van het bestuurlijke en ambtelijke besluitvormingsproces.
- Bewaken van overzicht over relevante overleggen, betrokkenen, onderwerpen, besluitvorming en informatiestromen.
- Voorbereiden, plannen, agenderen en verslagleggen van relevante overleggen of bijeenkomsten; beheren van actie- en besluitenlijsten.
- Vormgeven van het één ingang- en één uitgangprincipe van het project met betrekking tot bestuurlijke opdrachten en besluitvorming.
- Bewaaken van de voortgang van het project op GROTICK-aspecten; adviseren en rapporteren aan de projectmanager.
- Actief vergaren van kennis en informatie over relevante aspecten van het project vanuit het specialisme.
- Informeren en adviseren, gevraagd en ongevraagd, betrokkenen en geïnteresseerden binnen en buiten de projectorganisatie over de projectstatus.
- Actief deelnemen aan relevante overleggen en regelmatig overleggen met de projectmanager over voortgang en eigen werkzaamheden.
Profiel
Gewenste competenties en eigenschappen:
- Integer en resultaatgericht.
- Proactief, ondernemend, flexibel en stressbestendig.
- Kennis van en ervaring met projectmatig werken.
- In staat gezamenlijke doelen te behalen en het eigen handelen aan te passen aan ethische normen.
- Samenwerkingsgericht en klantgericht; kan omgaan met belangentegenstellingen en onverwachte situaties.
- Goed luisterend, neemt initiatief en komt waar mogelijk met passende oplossingen.
- Neemt het voortouw en durft leiding te geven.
- Vaardig in bewaken van voortgang en planning en in tijdige afstemming van activiteiten met anderen.
- Kan prioriteiten stellen, planmatig en secuur werken.
- Geef gevraagd en ongevraagd advies waar nodig; communicatief vaardig en politiek sensitief.
Eisen
- Je hebt minimaal een afgeronde opleiding op hbo-niveau
- Je hebt minimaal 2 jaar werkervaring in de rol van projectondersteuner of projectsecretaris bij een overheidsorganisatie, opgedaan in de afgelopen 5 jaar
- Je hebt werkervaring met het werken met bewoners en/of wijkgericht werken
- Je hebt werkervaring met standaard MS Office-applicaties als Teams, Word, Outlook, Excel, en PowerPoint
Wensen
- Je hebt minimaal 2 jaar werkervaring in projectmatig werken bij een gemeente met meer dan 180.000 inwoners, opgedaan in de afgelopen 5 jaar
- Je hebt werkervaring in het werkveld van de energietransitie
- Je hebt werkervaring met het zelfstandig organiseren van bijeenkomsten en bewonersparticipatie
- Je hebt werkervaring met het zelfstandig aansturen en uitvoeren van deelprojecten
- Je hebt systeemervaring met CRM
- Je hebt systeemervaring met Oracle
Hoe werkt het sollicitatieproces?
Solliciteer direct
Vul je gegevens in via het formulier hieronder. Duurt minder dan 2 minuten — geen account vereist.
Analyse binnen 1–2 werkdagen
Een van onze recruiters beoordeelt je geschiktheid kritisch en neemt persoonlijk contact op — via WhatsApp, telefonisch of e-mail, wat jij prefereert.
Aanbieding op maat
In samenspraak met jou maken wij de aanbieding in orde. Wij beheren het aanbiedingsproces en begeleiden je waar nodig.
Aan de slag
Wij blijven beschikbaar voor vragen en ondersteuning — ook na plaatsing. Transparant, persoonlijk en zonder verrassingen.
Veelgestelde vragen
Hoe werkt de beloning bij detachering via Jobhob?
Bij detacheringsopdrachten hanteert Jobhob een marktconforme cao die aansluit op het aanbod van de opdrachtgever. Je wordt vooraf geïnformeerd over alle voorwaarden — geen verborgen kosten.
Hoe snel hoor ik iets na mijn sollicitatie?
Binnen 1 tot 2 werkdagen neemt een Jobhob-recruiter persoonlijk contact met je op. We doen eerst een kritische analyse op geschiktheid en geven je altijd eerlijke feedback — ook als we je op dit moment niet verder kunnen helpen.
Via welk kanaal neemt Jobhob contact met mij op?
Alle correspondentie verloopt persoonlijk via het kanaal dat jij prefereert: WhatsApp, telefonisch of e-mail. Je geeft je voorkeur op bij je sollicitatie.
Kan ik solliciteren als ik niet zeker weet of ik geschikt ben?
Ja, zeker. Onze recruiter doet de kritische analyse op geschiktheid. Twijfel je? Solliciteer gewoon — wij laten je weten of er een match is en bespreken eventueel alternatieven met je.
