Trainee Informatiebeheer & Digitale Archivering (Traineeship DIV)

Functie

Als trainee informatiebeheer maak je kennis met alle facetten van informatiebeheer en maak je integraal deel uit van het DIV-team. Je werkt mee in dagelijkse werkzaamheden (o.a. post- en e-mailregistratie, interne archiefvragen), behandelt mail van het DIV-team en doet ervaring op in zowel dagelijkse praktijk als organisatiebrede verbeterprojecten. Je voert werkzaamheden uit onder begeleiding van ervaren collega’s binnen geldende processen, werkwijzen en kwaliteitsafspraken.

Kernopdrachten

Opdracht 1: Implementeren van het kwaliteitssysteem

Je werkt mee aan de implementatie en vaststelling van het kwaliteitssysteem. Je verdiept je in het handboek kwaliteitssysteem, voltooit dit in samenwerking met collega’s van DIV en richt, samen met collega DIV, de benodigde kwaliteitscontroles in om processen structureel te monitoren en te verbeteren. Je draagt actief bij aan het borgen van kwaliteit, uniformiteit en naleving van afspraken.

• Het kwaliteitssysteem is vastgesteld, geïmplementeerd en organisatiebreed geborgd.
• DIV-processen zijn beschreven, gestandaardiseerd en opgenomen in het kwaliteitssysteem.
• Kwaliteitscontroles zijn ingericht om naleving en verbeterpunten structureel te monitoren.
• Medewerkers werken volgens uniforme werkwijzen en kwaliteitsafspraken.
• De kwaliteit van dienstverlening en informatiehuishouding is aantoonbaar verbeterd.
• De organisatie voldoet beter aan relevante wet- en regelgeving en interne kwaliteitsnormen.
• Er is een basis gelegd voor continue verbetering en kwaliteitsbewust werken.

Opdracht 2: Opstellen en actualiseren van DIV-handboeken

Je bent verantwoordelijk voor het opstellen, beheren en actualiseren van DIV-handboeken, procedures en werkinstructies. Je zorgt dat documentatie aansluit bij actuele wet- en regelgeving, organisatiebeleid en werkprocessen, stemt wijzigingen af met betrokken collega’s en zorgt voor heldere, uniforme en toegankelijke vastlegging van afspraken.

• Actuele en vastgestelde DIV-handboeken, procedures en werkinstructies.
• Uniforme en efficiënte werkwijzen binnen DIV.
• Verbeterde kennisborging en continuïteit door heldere procesdocumentatie.
• Hogere kwaliteit van de informatiehuishouding door actuele en betrouwbare werkinstructies.
• Structureel beheer van handboeken en procedures met tijdige actualisaties.
• Betere naleving van wet- en regelgeving en interne kwaliteitsafspraken.

Opdracht 3: Digitale archivering

Je draagt zorg voor de verdere ontwikkeling en verbetering van digitale archivering. Je adviseert over de inrichting van digitale archiefprocessen, ziet toe op juiste toepassing van wet- en regelgeving, beleid en procedures, ondersteunt collega’s bij duurzaam, vindbaar en betrouwbaar opslaan van informatie en doet verbetervoorstellen voor een toekomstbestendige informatiehuishouding.

• Digitale informatie wordt duurzaam, toegankelijk en compliant gearchiveerd.
• Archiveringsprocessen zijn ingericht en geborgd.
• De kwaliteit, volledigheid en vindbaarheid van digitale dossiers zijn verbeterd.
• Medewerkers worden ondersteund bij correct informatiebeheer.
• Risico’s binnen informatiebeheer worden beheerst en geminimaliseerd.
• De organisatie voldoet beter aan eisen voor archiefbeheer en informatiehuishouding.
• Er zijn verbeteringen doorgevoerd voor toekomstbestendige digitale archivering.