Functie
Adviseur projectbeheersing
Als Adviseur projectbeheersing voer je het beheer op de archivering uit binnen het documentmanagementsysteem (DMS). Je begeleidt en coacht projectmedewerkers bij het registreren, metadateren, ordenen en classificeren van documenten/informatie en zorgt voor een continue verbetering van de informatiehuishouding.
Opdrachtomschrijving
- Beheer van archivering in het DMS door (project)medewerkers tijdens uitvoering van werkzaamheden (registreren, metadateren, ordenen, classificeren van documenten).
- Zorgen voor een actueel ordeningsplan en waardering van dossiers.
- Autoriseren van medewerkers en opstellen van werkinstructies/handleidingen.
- Geven van training/opleiding en coachen van projectmedewerkers zodat zij hun taken op het gebied van documentbeheer en archiefvorming zelfstandig en adequaat uitvoeren.
- Zorgen voor benodigde middelen voor documentbeheer en archivering.
Taken digitaal projectarchief
- Opstellen en actueel houden van een autorisatiematrix; verlenen en intrekken van autorisaties in het DMS.
- Maken van relevante standaardweergaven of zoekvragen in het DMS.
- Instrueren van (nieuwe) projectmedewerkers voor zelfstandig en adequaat documentbeheer.
- Toevoegen, ordenen, waarderen, selecteren en muteren van (sub)dossiers binnen de ordeningsstructuur.
- Actueel houden van documentatie die bij het projectarchief hoort (kaderinstrumenten, werkafspraken, high value lijsten).
- Verplaatsen van documenten en (sub)dossiers; toezien op juiste verwerking van inkomende, interne en uitgaande documenten en tijdige beschikbaarstelling van informatie.
- Melden van storingen aan lokaal functioneel beheer en inventariseren/melden van functionele verbeterwensen voor applicaties.
- Zorgen voor archiefoverdrachten naar DIM inclusief benodigde voorbereiding.
Resultaat opdracht
- Een ingericht projectarchief dat voldoet aan de gemaakte afspraken en de gestelde kwaliteitseisen (o.a. ordening, waarderen, selecteren, toepassen van metadata).
- Actuele middelen voor documentbeheer en archivering (o.a. autorisatiematrix, werkinstructies, handleidingen, ordeningsstructuur).
Leiding en toezicht
Ja
Meest essentiële competenties
- Analyseren / analytisch denkvermogen
- Dienstverlenende en klantgerichte instelling
- Hands-on mentaliteit
- Goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden (o.a. rapportages en didactische vaardigheden)
- Luisteren (de vraag achter de vraag achterhalen)
- Nauwkeurigheid
- Omgevingsbewustzijn
- Pro-actieve instelling
- Plannen en organiseren
- Zelfontwikkeling en zelfstandigheid
Eisen
- Minimaal HBO denk- en werkniveau met een afgeronde MBO-opleiding in het vakgebied informatiemanagement of gelijkwaardige opleiding.
- Meer dan 2 jaar aantoonbare werkervaring met een Document Management Systeem (DMS) en digitaal archiveren.
- Ervaring met en kennis van (documentair) informatiebeheer en dienstverlening, en gebruik van DIM-gerelateerde ICT-middelen.
- Zelfstandig werkinstructies en handreikingen kunnen opstellen.
Wensen
- Kennis van en ervaring met onderhoudsprojecten.
- Kennis van relevante kaders en regelgeving (bijv. Woo, AVG, Aw, BIHR, Toepassingsmodel metadata).
- Ervaring met recordmanagement in de M365 SharePoint-applicatie.
Eisen
- Aanbiedingen van kandidaten worden beoordeeld op eisen en wensen. Voldoet een kandidaat niet aan een eis, dan komt hij/zij niet in aanmerking voor de opdracht
- In het CV dienen zowel de eisen als de wensen, inclusief de mate waarin hieraan wordt voldaan, expliciet te worden vermeld
- Fee only constructie wordt niet geaccepteerd vanuit RWS
- Bij voortijdige beëindiging geldt dat een opzegtermijn van minimaal 1 maand in acht wordt genomen
- Bij het voorstellen van een kandidaat dient het CV in PDF-formaat te worden aangeleverd, voorzien van voor- en achternaam
- Daarnaast dient bij 'woonplaats' de actuele woonplaats van de kandidaat te worden ingevuld
- Geen foto’s of persoonsgegevens, geen leveranciersgegevens; alleen bedrijfsnaam en logo toegestaan
- Vermeld het e-mailadres van de kandidaat in de motivatie. Dit is noodzakelijk om de kandidaat bij de klant aan te kunnen bieden; zonder e-mailadres kunnen wij de aanbieding niet verwerken
- Het is niet toegestaan om boven het max tarief aan te bieden, kandidaten die boven het max tarief aangeboden worden zullen wij moeten afwijzen
- Leveranciers mogen slechts 2 kandidaten aanbieden. Mochten er door één partij meerdere kandidaten aangeboden worden, dan zullen wij alle kandidaten moeten afwijzen
- Graag alleen kandidaten voorstellen die de Nederlandse taal beheersen
- Minimaal HBO denk en werkniveau met een afgeronde MBO opleiding in het vakgebied van informatiemanagement of gelijkwaardige opleiding
- Meer dan 2 jaar aantoonbare werkervaring met werken met een Document Management Systeem (DMS) en het vakgebied van digitaal archiveren
- Ervaring met en kennis van (documentair) informatiebeheer en dienstverlening, en het gebruik van DIM gerelateerde ICT-middelen
- Zelfstandig werkinstructies en handreikingen opstellen
Wensen
- Kennis van en ervaring met onderhouds-projecten
- Kennis van relevante kaders en regelgeving (bijv. Woo, AVG, Aw, BIHR, Toepassingsmodel metadata)
- Ervaring met recordmanagement in de M365 SharePoint applicatie
Hoe werkt het sollicitatieproces?
Solliciteer direct
Vul je gegevens in via het formulier hieronder. Duurt minder dan 2 minuten — geen account vereist.
Analyse binnen 1–2 werkdagen
Een van onze recruiters beoordeelt je geschiktheid kritisch en neemt persoonlijk contact op — via WhatsApp, telefonisch of e-mail, wat jij prefereert.
Aanbieding op maat
In samenspraak met jou maken wij de aanbieding in orde. Wij beheren het aanbiedingsproces en begeleiden je waar nodig.
Aan de slag
Wij blijven beschikbaar voor vragen en ondersteuning — ook na plaatsing. Transparant, persoonlijk en zonder verrassingen.
Veelgestelde vragen
Wat kost het als ik via Jobhob word geplaatst als ZZP'er?
Voor ZZP-opdrachten hanteert Jobhob een fee van 10% over het geboden uurtarief van de opdrachtgever. Dit wordt vooraf transparant gecommuniceerd — geen verborgen kosten of verrassingen.
Hoe snel hoor ik iets na mijn sollicitatie?
Binnen 1 tot 2 werkdagen neemt een Jobhob-recruiter persoonlijk contact met je op. We doen eerst een kritische analyse op geschiktheid en geven je altijd eerlijke feedback — ook als we je op dit moment niet verder kunnen helpen.
Via welk kanaal neemt Jobhob contact met mij op?
Alle correspondentie verloopt persoonlijk via het kanaal dat jij prefereert: WhatsApp, telefonisch of e-mail. Je geeft je voorkeur op bij je sollicitatie.
Kan ik solliciteren als ik niet zeker weet of ik geschikt ben?
Ja, zeker. Onze recruiter doet de kritische analyse op geschiktheid. Twijfel je? Solliciteer gewoon — wij laten je weten of er een match is en bespreken eventueel alternatieven met je.
