Functieomschrijving
Als Bestuurssecretaresse vervul je een centrale en verbindende rol binnen de gemeente. Je ondersteunt het college van burgemeester en wethouders, de gemeentesecretaris en de domeinmanagers, zodat zij zich volledig kunnen richten op hun bestuurlijke en strategische taken. Je zorgt ervoor dat processen soepel verlopen en houdt overzicht in een dynamische omgeving.
Taken en verantwoordelijkheden
- Proactief beheren en bewaken van de agenda’s van de burgemeester, wethouders, gemeentesecretaris en de domeinmanagers;
- Prioriteiten bepalen in telefoonverkeer, e-mails en verzoeken voor afspraken, en hierover adviseren;
- Meekijken in mailboxen voor optimale ondersteuning en proactieve agendaplanning;
- Voorbereiden van de wekelijkse collegevergaderingen en portefeuillehouderoverleggen, in samenwerking met de bestuurssecretaris, bestuursadviseurs en de gemeentesecretaris;
- Beheren van de gezamenlijke mailbox en informatie en acties uitzetten naar het college of collega’s.
Werkwijze en samenwerking
Je voert uiteenlopende secretariële en organisatorische werkzaamheden uit voor circa twee aan jou toegewezen bestuurs- en/of MT-leden. Je werkt volgens een uniforme werkwijze en maakt deze snel eigen, zodat je efficiënt en eenduidig samenwerkt met het team.
Gewenste vaardigheden en eigenschappen
- Kan overzicht houden in een dynamische werkomgeving;
- Ervaring met complex agendabeheer en het moeiteloos schakelen tussen verschillende werkzaamheden;
- Nauwkeurig, professioneel en proactief;
- Voelt goed aan wat er speelt, anticipeert en handelt op het juiste moment;
- Gericht op het ontzorgen van het bestuur.
Eisen
- Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar als Bestuurssecretaresse en/of Management Assistent binnen een overheidsorganisatie
- Een afgeronde opleiding op minimaal mbo niveau 4
Wensen
- Een afgeronde opleiding op minimaal mbo niveau 4 in de richting van (directie)secretaresse / Management Assistent
- Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 12 jaar als Bestuurssecretaresse en/of Management Assistent
- Aantoonbare werkervaring als bestuurssecretaresse of management assistent binnen een gemeente
- Aantoonbare werkervaring met het voorbereiden van vergaderingen in iBabs
- Aantoonbare werkervaring met het samenwerken met directie/secretaris
- Uiterlijk beschikbaar per 16 maart 2026 voor 32 uur per week
Competenties
Je bent een prettige gesprekspartner
Je bent communicatief vaardig in geschrift en taal
Je bent accuraat, integer en stressbestendig
Je beschikt over een flinke dosis doorzettingsvermogen
Je kunt goed organiseren, analyseren en verbinden
Je hebt een flexibele werkinstelling
Hoe werkt het sollicitatieproces?
Solliciteer direct
Vul je gegevens in via het formulier hieronder. Duurt minder dan 2 minuten — geen account vereist.
Analyse binnen 1–2 werkdagen
Een van onze recruiters beoordeelt je geschiktheid kritisch en neemt persoonlijk contact op — via WhatsApp, telefonisch of e-mail, wat jij prefereert.
Aanbieding op maat
In samenspraak met jou maken wij de aanbieding in orde. Wij beheren het aanbiedingsproces en begeleiden je waar nodig.
Aan de slag
Wij blijven beschikbaar voor vragen en ondersteuning — ook na plaatsing. Transparant, persoonlijk en zonder verrassingen.
Veelgestelde vragen
Wat kost het als ik via Jobhob word geplaatst als ZZP'er?
Voor ZZP-opdrachten hanteert Jobhob een fee van 10% over het geboden uurtarief van de opdrachtgever. Dit wordt vooraf transparant gecommuniceerd — geen verborgen kosten of verrassingen.
Hoe snel hoor ik iets na mijn sollicitatie?
Binnen 1 tot 2 werkdagen neemt een Jobhob-recruiter persoonlijk contact met je op. We doen eerst een kritische analyse op geschiktheid en geven je altijd eerlijke feedback — ook als we je op dit moment niet verder kunnen helpen.
Via welk kanaal neemt Jobhob contact met mij op?
Alle correspondentie verloopt persoonlijk via het kanaal dat jij prefereert: WhatsApp, telefonisch of e-mail. Je geeft je voorkeur op bij je sollicitatie.
Kan ik solliciteren als ik niet zeker weet of ik geschikt ben?
Ja, zeker. Onze recruiter doet de kritische analyse op geschiktheid. Twijfel je? Solliciteer gewoon — wij laten je weten of er een match is en bespreken eventueel alternatieven met je.
