In het kort
Documentalist project Circulaire Werf Duivelseiland bij Rijkswaterstaat. Het betreft een detachering-functie voor 12 - 12 uur per week met een looptijd van 12 maanden. De salarisindicatie is €72,50 tot €78,25 per uur. Reageren kan tot en met 19 augustus 2026.
Functieomschrijving
Rol: Documentalist. Je voert beheer en archivering uit in het documentmanagementsysteem volgens de richtlijnen van het project. Dit omvat registreren, metadateren, ordenen en classificeren (vertrouwelijkheid) van documenten/informatie. Je zorgt voor een actueel ordeningsplan, waardeert dossiers, verleent autorisaties, geeft training/opleiding aan (project)medewerkers en zorgt voor de benodigde middelen.
Taken
- Opstellen en actueel houden van de autorisatiematrix
- Verlenen en intrekken van autorisaties
- Maken van rechtengroepen met unieke rechten
- Maken van relevante standaardweergaven of standaard zoekvragen in het documentmanagementsysteem naar behoefte van medewerkers
- Instructie geven aan (nieuwe) projectmedewerkers zodat zij hun taken met betrekking tot documentbeheer en archiefvorming zelfstandig en adequaat kunnen uitvoeren
- Toevoegen, ordenen, waarderen, selecteren en muteren van nieuwe (sub)dossiers binnen de ordeningsstructuur
- Actueel houden van alle documenten die bij het projectarchief horen
- Verplaatsen van documenten en/of (sub)dossiers
- Toezien op het juist verwerken van inkomende, interne en uitgaande documenten conform de vigerende kaders en het tijdig beschikbaar stellen van juiste informatie aan de juiste persoon (routeren van post- en e-mailstukken)
- Melden van storingen aan Lokaal Functioneel Beheer (LFB) of vergelijkbare ondersteuning
- Inventariseren en melden van verbetervoorstellen ten behoeve van applicaties in de vorm van functionele wensen conform het proces van LFB
- Inrichten van werkomgevingen en datarooms en inhoudelijk migreren van documenten en het updaten/invullen van metadata
- Managen van documenten en informatiestromen en coördineren van het reviewproces van door de aannemer opgeleverde producten in samenwerking met contractmanagement en IPM-rolhouders
Doel van de opdracht
- Ingericht projectarchief: Een projectarchief dat is ingericht volgens de gemaakte afspraken en voldoet aan de gestelde kwaliteitseisen, waaronder ordening, waarderen en selecteren en het toepassen van metadata.
- Actuele middelen: Beschikbare en actuele middelen voor documentbeheer en archivering, zoals autorisatiematrix, werkinstructies, handleidingen en ordeningsstructuur.
Eisen
- Minimaal HBO denk-en werkniveau met een afgerondeMbo-opleidingin het vakgebied van informatiemanagement of gelijkwaardige opleiding
- De kandidaat isbereid omde dinsdagen/of woensdag op locatie te werken, ook als de locatie lastig bereikbaar is met het openbaar vervoer. De belangrijkste locatie is op dit moment RWS kantoor Westraven, in de toekomst mogelijk een kantoor te Rotterdam en/of de bouwkeet op Duivelseiland in Dordrecht
- Meer dan 2 jaar aantoonbare werkervaring met werken met een Document Management Systeem (DMS) en het vakgebied van digitaal archiveren
- Ervaring met en kennis van (documentair) informatiebeheer en dienstverlening, en het gebruik van DIM gerelateerde ICT-middelen
- Ervaring met het zelfstandig werkinstructies en handreikingen opstellen
Wensen
- De aangeboden kandidaat heeft aantoonbare kennis van en ervaring met rijk infrastructurele projecten
- De aangeboden kandidaat heeft ervaring met het werken bij Rijkswaterstaat of vergelijkbare opdrachtgevers (zoals Rijksoverheid, ProRail)
- Kennis van relevante kaders en regelgeving (bijv. Woo, AVG, Aw, BIHR, Toepassingsmodel metadata)
- Ervaring met recordmanagement in de M365 SharePoint applicatie
- De mate van het voldoen aan de genoemde competenties
Competenties
Analytisch denkvermogen; verbanden kunnen leggen
Dienstverlenende en klantgerichte instelling
Hands-on mentaliteit
Goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden, waaronder:rn 1. rapportages en hulpmiddelen kunnen opstellen
Didactische vaardigheden voor instrueren en begeleiden van gebruikers
Luisteren; de vraag achter de vraag kunnen achterhalen
Nauwkeurigheid
Omgevingsbewustzijn; je weet wat er binnen de organisatie speelt
Proactieve instelling
Plannen en organiseren; je kan op een zelfstandige manier je eigen werken rnindelen en je deadlines zonder stress halen
Zelfontwikkeling; je leert van je omgeving en van situaties, en past dit rntoe op je werk
Zelfstandigheid; je kan je werk zelfstandig uitvoeren, je neemt het rninitiatief om zaken te verbeteren en zoekt de collega’s op als je ze nodig rnhebt
Hoe werkt het sollicitatieproces?
Solliciteer direct
Vul je gegevens in via het formulier hieronder. Duurt minder dan 2 minuten — geen account vereist.
Analyse binnen 1–2 werkdagen
Een van onze recruiters beoordeelt je geschiktheid kritisch en neemt persoonlijk contact op — via WhatsApp, telefonisch of e-mail, wat jij prefereert.
Aanbieding op maat
In samenspraak met jou maken wij de aanbieding in orde. Wij beheren het aanbiedingsproces en begeleiden je waar nodig.
Aan de slag
Wij blijven beschikbaar voor vragen en ondersteuning — ook na plaatsing. Transparant, persoonlijk en zonder verrassingen.
Veelgestelde vragen
Wat kost het als ik via Jobhob word geplaatst als ZZP'er?
Voor ZZP-opdrachten hanteert Jobhob een fee van 10% over het geboden uurtarief van de opdrachtgever. Dit wordt vooraf transparant gecommuniceerd — geen verborgen kosten of verrassingen.
Wat is het salaris voor deze functie?
De salarisindicatie voor deze functie is €72,50 tot €78,25 per uur.
Tot wanneer kan ik solliciteren op deze vacature?
Deze vacature sluit op 19 augustus 2026. Solliciteer op tijd — na de sluitingsdatum is reageren niet meer mogelijk.
Hoe snel hoor ik iets na mijn sollicitatie?
Binnen 1 tot 2 werkdagen neemt een Jobhob-recruiter persoonlijk contact met je op. We doen eerst een kritische analyse op geschiktheid en geven je altijd eerlijke feedback — ook als we je op dit moment niet verder kunnen helpen.
Via welk kanaal neemt Jobhob contact met mij op?
Alle correspondentie verloopt persoonlijk via het kanaal dat jij prefereert: WhatsApp, telefonisch of e-mail. Je geeft je voorkeur op bij je sollicitatie.
Kan ik solliciteren als ik niet zeker weet of ik geschikt ben?
Ja, zeker. Onze recruiter doet de kritische analyse op geschiktheid. Twijfel je? Solliciteer gewoon — wij laten je weten of er een match is en bespreken eventueel alternatieven met je.
