Opdrachtomschrijving
Je voert binnen de richtlijnen van het project het beheer van de archivering in het (document management) systeem uit voor (project)medewerkers. Dit beheer omvat het registreren, metadateren, ordenen en classificeren (vertrouwelijkheid) van documenten en informatie. Daarnaast zorg je voor een actueel ordeningsplan, waardering van dossiers, het autoriseren van medewerkers, het geven van training/opleiding aan (project)medewerkers en het beschikbaar stellen van de benodigde middelen.
Taken
Belangrijkste verantwoordelijkheden:
- Coachen van projectmedewerkers in taken en verantwoordelijkheden rond documentbeheer en archiefvorming.
- Opstellen en actueel houden van een autorisatiematrix.
- Verlenen en intrekken van autorisaties tot het gebruikte (document management) systeem.
- Maken van relevante standaardweergaven of standaard zoekvragen in het DMS.
- Instrueren van (nieuwe) projectmedewerkers voor zelfstandig en adequaat uitvoeren van documentbeheer- en archieftaken.
- Toevoegen, ordenen, waarderen, selecteren en muteren van (sub)dossiers binnen de ordeningsstructuur.
- Actueel houden van documenten die bij het beheren van het projectarchief horen.
- Verplaatsen van documenten en/of (sub)dossiers.
- Toezien op juiste verwerking van inkomende, interne en uitgaande documenten conform kaders en tijdig routeren naar de juiste persoon.
- Inventariseren en melden van verbetervoorstellen ten behoeve van applicaties in de vorm van functionele wensen.
Doel van de opdracht
- Ingericht projectarchief volgens afspraken met opdrachtgever (o.a. ordening, waarderen en selecteren, toepassen van metadata).
- Actuele middelen voor documentbeheer en archivering (o.a. autorisatiematrix, werkinstructies, handleidingen, ordeningsstructuur).
Eisen
- Minimaal HBO denk- en werkniveau
- Aantoonbare werkervaring met een Document Management Systeem (DMS) en digitaal archiveren
- Ervaring met en kennis van (documentair) informatiebeheer en -dienstverlening, en het gebruik van DIM-gerelateerde ICT-middelen
- Ervaring met het schrijven van handreikingen/werkinstructies
Wensen
- Kennis van en ervaring met (grootschalige) GWW-projecten
- Kennis van relevante kaders en regelgeving (bijv. Woo, AVG, Aw, BIHR, Toepassingsmodel metadata)
- Ervaring met recordmanagement in de M365 SharePoint applicatie
- Mate van het voldoen aan de genoemde competenties
Competenties
Analyseren/analytisch denkvermogen
Dienstverlenende en klantgerichte instelling
Hands-on mentaliteit
Goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden (rapportages en rndidactische vaardigheden)
Luisteren
Nauwkeurigheid
Omgevingsbewustzijn
Proactieve instelling
Plannen en organiseren
Zelfontwikkeling
Zelfstandigheid en initiatief
Hoe werkt het sollicitatieproces?
Solliciteer direct
Vul je gegevens in via het formulier hieronder. Duurt minder dan 2 minuten — geen account vereist.
Analyse binnen 1–2 werkdagen
Een van onze recruiters beoordeelt je geschiktheid kritisch en neemt persoonlijk contact op — via WhatsApp, telefonisch of e-mail, wat jij prefereert.
Aanbieding op maat
In samenspraak met jou maken wij de aanbieding in orde. Wij beheren het aanbiedingsproces en begeleiden je waar nodig.
Aan de slag
Wij blijven beschikbaar voor vragen en ondersteuning — ook na plaatsing. Transparant, persoonlijk en zonder verrassingen.
Veelgestelde vragen
Wat kost het als ik via Jobhob word geplaatst als ZZP'er?
Voor ZZP-opdrachten hanteert Jobhob een fee van 10% over het geboden uurtarief van de opdrachtgever. Dit wordt vooraf transparant gecommuniceerd — geen verborgen kosten of verrassingen.
Hoe snel hoor ik iets na mijn sollicitatie?
Binnen 1 tot 2 werkdagen neemt een Jobhob-recruiter persoonlijk contact met je op. We doen eerst een kritische analyse op geschiktheid en geven je altijd eerlijke feedback — ook als we je op dit moment niet verder kunnen helpen.
Via welk kanaal neemt Jobhob contact met mij op?
Alle correspondentie verloopt persoonlijk via het kanaal dat jij prefereert: WhatsApp, telefonisch of e-mail. Je geeft je voorkeur op bij je sollicitatie.
Kan ik solliciteren als ik niet zeker weet of ik geschikt ben?
Ja, zeker. Onze recruiter doet de kritische analyse op geschiktheid. Twijfel je? Solliciteer gewoon — wij laten je weten of er een match is en bespreken eventueel alternatieven met je.
