Projectleider verkenning en verbetering MS Teams

Functie

Projectleider verbetertraject MS Teams
Je bent verantwoordelijk voor de volledige uitvoering van het verbetertraject voor MS Teams (inclusief onderliggend SharePoint en OneDrive) binnen gemeente Almere. Je start met een gedegen verkenning van de huidige situatie, vertaalt de uitkomsten naar een concreet verbeterplan en stuurt de uitvoering daarvan aan. Je opereert binnen het programma Informatiebeheer en rapporteert aan de programmamanager en stuurgroep. Je werkt nauw samen met ICT, Adviseurs Informatiebeheer (IBC) en betrokken afdelingen. Hybride werken is mogelijk; fysieke aanwezigheid op locatie Almere is vereist waar samenwerking of besluitvorming dit vraagt.

Op te leveren resultaten

• Verkenning: Analyse van de huidige inrichting, het gebruik en het beheer van MS Teams, SharePoint en OneDrive.
• Inventarisatie: In kaart brengen van achterstanden, wildgroei, risico’s en verbetermogelijkheden per organisatieonderdeel.
• Verbeterplan: Concreet plan met maatregelen, planning, rollen en verantwoordelijkheden.
• Governance en beheer: Inrichting van governance- en beheerstructuur, inclusief retentiebeleid, templatestructuur en gebruiksafspraken.
• Implementatie-aansturing: Sturen op het wegwerken van achterstanden volgens prioritering.
• Adoptie en communicatie: Ontwikkelen van een adoptieplan en communicatieaanpak om gedragsverandering te borgen.
• Afsluiting: Eindrapportage en overdracht van de beheerverantwoordelijkheid.

Wie ben je?

Je bent een projectleider met kennis van en ervaring met gangbare projectmethodieken (PRINCE2, agile/scrum) en werkt volgens de geldende projectstandaarden van Almere. Je bent gewend te werken in complexe organisaties en combineert inhoudelijke kennis van informatiebeheer met een pragmatische aanpak. Je weet achterstanden en wildgroei om te zetten in een beheersbaar plan en houdt koers als de organisatie in beweging is. Bij voorkeur ben je thuis in de gemeentelijke context en kun je mensen meenemen in een veranderproces. Je levert niet alleen resultaten op, maar borgt ze ook in de organisatie. Je werkt zelfstandig, maar zoekt actief samenwerking op.

Opleiding en ervaring: HBO of WO-opleiding passend bij de opdracht; minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring als projectleider bij organisatiebrede verandertrajecten; minimaal 2 afgeronde projecten op het gebied van MS Teams en/of SharePoint; aantoonbare kennis van de Archiefwet.

Eisen en competenties

1. Leiderschap: Richt een projectteam in, stuurt effectief aan en creëert duidelijkheid over rollen en verantwoordelijkheden.
2. Kwaliteits- en compliance gerichtheid: Werkt in lijn met wet- en regelgeving, waaronder de Archiefwet, en borgt kwaliteit gedurende het hele traject.
3. Veranderkundig leiderschap: Geeft organisatiebreed richting aan verandering en creëert draagvlak.
4. Plannen en organiseren: Stelt realistische planningen op, bewaakt voortgang en houdt overzicht over meerdere deeltrajecten.
5. Samenwerken: Werkt effectief samen met uiteenlopende stakeholders en creëert draagvlak.
6. Omgevingssensitiviteit: Heeft inzicht in formele en informele verhoudingen binnen een gemeentelijke organisatie en speelt hier effectief op in.
7. Initiatief nemen: Signaleert knelpunten en kansen en pakt deze proactief op.
8. Flexibiliteit: Past de aanpak aan op basis van verkenningsuitkomsten en wisselende prioriteiten.
9. Overtuigen: Motiveert betrokkenen voor het belang van goed informatiebeheer en brengt verbetervoorstellen overtuigend over.
10. Doener (get-things-done): Combineert analytisch vermogen met een uitvoeringsgerichte instelling en zorgt dat plannen daadwerkelijk landen in de organisatie.