Functietitel
Adviseur projectbeheersing
Locatie
Arnhem
Opdrachtomschrijving
Uitvoeren van het beheer op de archivering in het document management systeem tijdens projectactiviteiten. Dit omvat onder andere registreren, metadateren, ordenen en classificeren (vertrouwelijkheid) van documenten/informatie. Daarnaast zorgen voor een actueel ordeningsplan, waarderen van dossiers, autoriseren van medewerkers, geven van training/opleiding aan (project)medewerkers en zorgen voor de benodigde middelen. Een belangrijke taak is het coachen van projectmedewerkers zodat zij hun taken en verantwoordelijkheden met betrekking tot documentbeheer en archiefvorming adequaat uitvoeren en de informatiehuishouding continu verbetert.
Taken
- Opstellen en actueel houden van een autorisatiematrix.
- Verlenen en intrekken van autorisaties in het gebruikte document management systeem.
- Maken van relevante standaardweergaven of standaard zoekvragen in het DMS naar behoefte van medewerkers.
- Instrueren van (nieuwe) projectmedewerkers zodat zij taken met betrekking tot documentbeheer en archiefvorming zelfstandig en adequaat kunnen uitvoeren.
- Toevoegen, ordenen, waarderen, selecteren en muteren van nieuwe (sub)dossiers binnen de ordeningsstructuur.
- Actueel houden van alle documenten die bij het projectarchief horen.
- Verplaatsen van documenten en/of (sub)dossiers.
- Toezien op juiste verwerking van inkomende, interne en uitgaande documenten conform kaders en tijdig beschikbaar stellen van juiste informatie aan de juiste personen (routeren van post- en e-mailstukken).
- Melden van storingen aan Lokaal Functioneel Beheer (bijv. afdeling Informatievoorziening en beheer).
- Inventariseren en melden van verbetervoorstellen voor applicaties in de vorm van functionele wensen conform het proces van LFB.
Resultaat opdracht
- Ingericht projectarchief volgens gemaakte afspraken en dat voldoet aan de kwaliteitseisen (o.a. ordening, waarderen en selecteren, toepassen van metadata).
- Actuele middelen voor documentbeheer en archivering (o.a. autorisatiematrix, werkinstructies, handleidingen, ordeningsstructuur).
Leiding en toezicht
Ja
Meest essentiële competenties
- Analyseren / analytisch denkvermogen
- Dienstverlenende en klantgerichte instelling
- Hands-on mentaliteit
- Goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden (o.a. rapportages en hulpmiddelen kunnen opstellen)
- Didactische vaardigheden voor instrueren en begeleiden van gebruikers
- Luisteren (de vraag achter de vraag kunnen achterhalen)
- Nauwkeurigheid
- Omgevingsbewustzijn
- Pro-actieve instelling
- Plannen en organiseren
- Zelfontwikkeling
- Zelfstandigheid
Eisen & Wensen
Eisen
- Minimaal HBO denk- en werkniveau.
- Aantoonbare werkervaring met een Document Management Systeem (DMS) en het vakgebied van digitaal archiveren.
- Ervaring met en kennis van (documentair) informatiebeheer en dienstverlening, en het gebruik van DIM-gerelateerde ICT-middelen.
- Ervaring met het schrijven van handreikingen/werkinstructies.
Wensen
- Kennis van en ervaring met (grootschalige) GWW-projecten.
- Kennis van relevante kaders en regelgeving (bijv. Woo, AVG, Aw, BIHR, Toepassingsmodel metadata).
- Ervaring met recordmanagement in de M365 SharePoint applicatie.
- De mate van het voldoen aan de genoemde competenties.
Eisen
- Fee only constructie wordt niet geaccepteerd vanuit RWS
- Bij voortijdige beëindiging geldt dat een opzegtermijn van minimaal 1 maand in acht wordt genomen
- Bij het voorstellen van een kandidaat dient het CV in PDF-formaat te worden aangeleverd, voorzien van voor- en achternaam
- Daarnaast dient bij 'woonplaats' de actuele woonplaats van de kandidaat te worden ingevuld
- AVG: geen foto’s of persoonsgegevens, geen leveranciersgegevens; alleen bedrijfsnaam en logo toegestaan
- Vermeld het e-mailadres van de kandidaat in de motivatie
- Het is niet toegestaan om boven het max tarief aan te bieden, kandidaten die boven het max tarief aangeboden worden zullen wij moeten afwijzen
- Leveranciers mogen slechts 2 kandidaat aanbieden
- Graag alleen kandidaten voorstellen die de Nederlandse taal beheersen
- Minimaal HBO denk en werkniveau
- Aantoonbare werkervaring met werken met een Document Management Systeem (DMS) en het vakgebied van digitaal archiveren
- Ervaring met en kennis van (documentair) informatiebeheer en dienstverlening, en het gebruik van DIM gerelateerde ICT-middelen
- Ervaring met het schrijven van handreikingen/werkinstructies
Wensen
- Kennis van en ervaring met (grootschalige) GWW-projecten
- Kennis van relevante kaders en regelgeving (bijv. Woo, AVG, Aw, BIHR, Toepassingsmodel metadata)
- Ervaring met recordmanagement in de M365 SharePoint applicatie
Hoe werkt het sollicitatieproces?
Solliciteer direct
Vul je gegevens in via het formulier hieronder. Duurt minder dan 2 minuten — geen account vereist.
Analyse binnen 1–2 werkdagen
Een van onze recruiters beoordeelt je geschiktheid kritisch en neemt persoonlijk contact op — via WhatsApp, telefonisch of e-mail, wat jij prefereert.
Aanbieding op maat
In samenspraak met jou maken wij de aanbieding in orde. Wij beheren het aanbiedingsproces en begeleiden je waar nodig.
Aan de slag
Wij blijven beschikbaar voor vragen en ondersteuning — ook na plaatsing. Transparant, persoonlijk en zonder verrassingen.
Veelgestelde vragen
Wat kost het als ik via Jobhob word geplaatst als ZZP'er?
Voor ZZP-opdrachten hanteert Jobhob een fee van 10% over het geboden uurtarief van de opdrachtgever. Dit wordt vooraf transparant gecommuniceerd — geen verborgen kosten of verrassingen.
Hoe snel hoor ik iets na mijn sollicitatie?
Binnen 1 tot 2 werkdagen neemt een Jobhob-recruiter persoonlijk contact met je op. We doen eerst een kritische analyse op geschiktheid en geven je altijd eerlijke feedback — ook als we je op dit moment niet verder kunnen helpen.
Via welk kanaal neemt Jobhob contact met mij op?
Alle correspondentie verloopt persoonlijk via het kanaal dat jij prefereert: WhatsApp, telefonisch of e-mail. Je geeft je voorkeur op bij je sollicitatie.
Kan ik solliciteren als ik niet zeker weet of ik geschikt ben?
Ja, zeker. Onze recruiter doet de kritische analyse op geschiktheid. Twijfel je? Solliciteer gewoon — wij laten je weten of er een match is en bespreken eventueel alternatieven met je.
