Functietitel
Ambtelijk Secretaris (senior)
Functieomschrijving
Je ondersteunt structureel de ondernemingsraad en zijn commissies. Je werkt samen met het dagelijks bestuur en bent medeverantwoordelijk voor de ontwikkeling, implementatie en toepassing van efficiënte en effectieve medezeggenschapsprocessen, zodat de OR optimaal kan functioneren. Daarnaast ben je aanspreekpunt voor management en WOR-bestuurder op het gebied van medezeggenschap en het proces binnen besluitvorming.
Resultaatgebieden
- Inzicht: Onderzoeken en onderkennen van thema’s binnen en buiten de organisatie en vertalen naar OR-werk; analyseren van de werksituatie en adviseren over prioritering en planning.
- Processen en procedures: Begeleiden en adviseren bij behandeling van OR-onderwerpen; toezien op naleving van afspraken, besluitvorming en relevante wet- en regelgeving; zorgen dat basisdocumenten actueel zijn.
- Overleg en participatie: Bevorderen van dialoog tussen OR, commissies en betrokken partijen; ondersteunen en faciliteren bij het betrekken en raadplegen van medewerkers.
- Scholing: Signaleren van leerdoelen binnen de OR, samenwerken met trainingsinstituten, afstemmen van scholingsprogramma’s en voorlichting aan nieuwe leden.
- Informatie en beheer: Voorzien van relevante informatie, zorgen voor toegankelijke informatievoorziening en voldoen aan informatieverplichtingen; zorgdragen voor verslaglegging en archivering van OR-overleggen.
Niveau en profiel
Senior – hbo-niveau. Je bent breed georiënteerd, houdt rekening met interne en externe factoren en hebt naast uitvoerende werkzaamheden ook adviserende taken, onder meer:
- Procesmatig adviseren bij behandeling van advies- en instemmingsaanvragen;
- Advisering op groepsniveau over thema’s binnen het medezeggenschapsorgaan;
- Optimaliseren van groepsdynamiek en het verhogen van vergader-, feedback- en creatieve inbrengvaardigheden.
Concrete verantwoordelijkheden
- Notuleren van vergaderingen (vertrouwelijk) en verzorgen van verslaglegging;
- Notuleren zowel voor overlegvergaderingen als algemene OR-vergaderingen;
- Opstellen van vergaderschema’s en overzichten;
- Bewaken van gemaakte afspraken, actiepuntenlijsten en besluitenlijsten;
- Beheren en toegankelijk houden van het OR-archief; verzamelen en verstrekken van documentatie in afstemming met de secretaris;
- Bijdragen aan het jaarverslag van de OR;
- Beheren en actualiseren van informatie over de OR op intranet of verzorgen van andere publicaties ten behoeve van communicatie met de achterban;
- Bijdragen aan opstellen van advies-, instemming- en informatiebrieven;
- Eindredactie van brieven, verslagen en andere door de OR in concept aangeleverde stukken;
- Bijdragen aan opstelling van de begroting van de OR en bewaken van het OR-budget.
Eisen
- Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal mbo 4 niveau
- Aantoonbare werkervaring in de rol van ambtelijk secretaris/ondersteuner van de OR bij een overheidsorganisatie
- Aantoonbaar bereid om aanwezig te zijn bij vergaderingen van de OR van de ODGM; deze vinden plaats op donderdag
- Aantoonbare kennis van de WOR
Wensen
- Aantoonbare afgeronde leergang 1, 2 en 3 Ambtelijk secretaris óf aantoonbare afgeronde leergang 1 en 2 en bereid om leergang 3 te halen
- Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring in de rol van ambtelijk secretaris/ondersteuner van de OR bij een overheidsorganisatie
- Aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar met Microsoft Teams, Excel, Word en Adobe InDesign
- Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal hbo bachelor niveau
Competenties
Is nauwkeurig
Is integer
Is proactief
Beschikt over sociale vaardigheden voor het faciliteren van de rnondernemingsraad (en zijn commissies)
Beschikt over sociale vaardigheden voor het begeleiden van de rnondernemingsraad (en zijn commissies)
Beschikt over sociale vaardigheden voor het adviseren van de rnondernemingsraad (en zijn commissies)
Beschikt over schriftelijke vaardigheden voor het informeren van de rnondernemingsraad (en zijn commissies)
Beschikt over schriftelijke vaardigheden voor de verslaglegging van rnvergaderingen
Beschikt over communicatieve vaardigheden voor communicatie met leden van rnde ondernemingsraad, het management en de WOR-bestuurder
Beschikt over politieke/bestuurlijke sensitiviteit bij rnbesluitvormingsprocessen die gevoelig liggen en veel impact hebben binnen rnde organisatie
Hoe werkt het sollicitatieproces?
Solliciteer direct
Vul je gegevens in via het formulier hieronder. Duurt minder dan 2 minuten — geen account vereist.
Analyse binnen 1–2 werkdagen
Een van onze recruiters beoordeelt je geschiktheid kritisch en neemt persoonlijk contact op — via WhatsApp, telefonisch of e-mail, wat jij prefereert.
Aanbieding op maat
In samenspraak met jou maken wij de aanbieding in orde. Wij beheren het aanbiedingsproces en begeleiden je waar nodig.
Aan de slag
Wij blijven beschikbaar voor vragen en ondersteuning — ook na plaatsing. Transparant, persoonlijk en zonder verrassingen.
Veelgestelde vragen
Wat kost het als ik via Jobhob word geplaatst als ZZP'er?
Voor ZZP-opdrachten hanteert Jobhob een fee van 10% over het geboden uurtarief van de opdrachtgever. Dit wordt vooraf transparant gecommuniceerd — geen verborgen kosten of verrassingen.
Hoe snel hoor ik iets na mijn sollicitatie?
Binnen 1 tot 2 werkdagen neemt een Jobhob-recruiter persoonlijk contact met je op. We doen eerst een kritische analyse op geschiktheid en geven je altijd eerlijke feedback — ook als we je op dit moment niet verder kunnen helpen.
Via welk kanaal neemt Jobhob contact met mij op?
Alle correspondentie verloopt persoonlijk via het kanaal dat jij prefereert: WhatsApp, telefonisch of e-mail. Je geeft je voorkeur op bij je sollicitatie.
Kan ik solliciteren als ik niet zeker weet of ik geschikt ben?
Ja, zeker. Onze recruiter doet de kritische analyse op geschiktheid. Twijfel je? Solliciteer gewoon — wij laten je weten of er een match is en bespreken eventueel alternatieven met je.