In het kort
Managementassistent bij Gemeente Utrecht bij Gemeente Utrecht in Utrecht. Het betreft een detachering-functie voor 32 - 36 uur per week met een looptijd van zo spoedig mogelijk. De salarisindicatie is €60,00 per uur. Reageren kan tot en met 30 juli 2026.
Functietitel
Managementassistent Werk & Inkomen
Functieomschrijving
Als Managementassistent ondersteun je twee managers secretarieel, organisatorisch en administratief. Je beheert complexe agenda’s en mailboxen, organiseert afspraken en bijeenkomsten en zorgt dat informatie tijdig en correct beschikbaar is. Je draagt bij aan het soepel laten verlopen van de dagelijkse werkzaamheden achter de schermen.
Belangrijkste verantwoordelijkheden
- Beheren van complexe agenda’s en mailboxen van managers
- Stellen van prioriteiten en bewaken van planning
- Organiseren van interne en externe afspraken, bijeenkomsten en evenementen
- Zorgdragen voor correcte verwerking van vergaderstukken in IBABS en bewaken van aansluiting tussen Outlook-agenda’s en IBABS
- HR-ondersteunende werkzaamheden (plannen bedrijfsartsafspraken, ondersteunen bij indiensttreding, verwerken personeelsmutaties)
- Vervangen van collega’s binnen het officemanagementsecretariaat bij afwezigheid
- Algemene administratieve taken: zaalreserveringen, bestellingen en facilitaire ondersteuning
Functie-eisen
- MBO+ werk- en denkniveau
- Ruime ervaring als managementassistent, directiesecretaresse of bestuurssecretaresse binnen een complexe organisatie
- Ervaring met agenda- en mailboxbeheer voor managers of directeuren
- Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, mondeling en schriftelijk
- Ervaring met Microsoft Office, met name Outlook en Teams
- Vermogen om snel nieuwe systemen eigen te maken; ervaring met SAP, Ubeeo of IBABS is een pré
Persoonlijke eigenschappen
- Proactief en ziet werk liggen voordat erom gevraagd wordt
- Organisatorisch sterk en houdt overzicht
- Communicatief vaardig op verschillende niveaus
- Flexibel en goed in schakelen tussen uiteenlopende werkzaamheden
- Stressbestendig en accuraat onder druk
- Dienstverlenend, klantgericht en een echte ontzorger
- Collegiaal en een betrouwbare sparringpartner voor managers en collega’s
Werktijden en arbeidsvorm
- Aard opdracht: tijdelijke opdracht
- Voorkeursomvang: 36 uur per week (32 uur bespreekbaar)
- Parttime dag: woensdag is de enige mogelijke parttime dag
- Thuis/werk: twee dagen per week op kantoor, donderdag is een vaste kantoordag; vrijdag kan vanuit huis worden gewerkt
- Gewenste werkdagen: maandag, dinsdag, woensdagochtend, donderdag en vrijdag
Eisen
- MBO+ werk- en denkniveau
- Ruime ervaring als managementassistent, directiesecretaresse of bestuurssecretaresse binnen een complexe organisatie
- Ervaring met het ondersteunen van managers of directeuren op het gebied van agenda- en mailboxbeheer
- Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk
- Ervaring met Microsoft Office, met name Outlook en Teams
- Het betreft een tijdelijke opdracht ter vervanging van zwangerschapsverlof voor de duur van 6 maanden
- Startdatum: 1 september 2026 (liefst eerder indien mogelijk voor overdracht)
- Omvang: 36 uur per week heeft de voorkeur (32 uur is bespreekbaar)
- Woensdag is de enige mogelijke parttime dag
- Je werkt 2 dagen per week op kantoor, donderdag is een vaste kantoordag
- Vrijdag is een reguliere werkdag en kan vanuit huis worden gewerkt
- Werkdagen zijn: maandag, dinsdag, woensdagochtend, donderdag en vrijdag
- Als de kandidaat in de afgelopen 6 maanden als externe medewerker voor de gemeente Utrecht heeft gewerkt, dan vragen wij om vooraf duidelijk aan te geven voor welke opdracht en in welke periode dit is geweest
- Gelieve CV aanleveren in PDF-format en in het Nederlands
- De kandidaat beschikt over een legitimatiebewijs (een paspoort of identiteitskaart), welke bij intake én op de startdatum van het contract van de kandidaat geldig is en ter controle kan worden overlegd
Wensen
- Ervaring met systemen zoals SAP, Ubeeo of IBABS is een pré
- Bij voorkeur ruime ervaring als managementassistent, directiesecretaresse of bestuurssecretaresse binnen een complexe organisatie
Hoe werkt het sollicitatieproces?
Solliciteer direct
Vul je gegevens in via het formulier hieronder. Duurt minder dan 2 minuten — geen account vereist.
Analyse binnen 1–2 werkdagen
Een van onze recruiters beoordeelt je geschiktheid kritisch en neemt persoonlijk contact op — via WhatsApp, telefonisch of e-mail, wat jij prefereert.
Aanbieding op maat
In samenspraak met jou maken wij de aanbieding in orde. Wij beheren het aanbiedingsproces en begeleiden je waar nodig.
Aan de slag
Wij blijven beschikbaar voor vragen en ondersteuning — ook na plaatsing. Transparant, persoonlijk en zonder verrassingen.
Veelgestelde vragen
Wat kost het als ik via Jobhob word geplaatst als ZZP'er?
Voor ZZP-opdrachten hanteert Jobhob een fee van 10% over het geboden uurtarief van de opdrachtgever. Dit wordt vooraf transparant gecommuniceerd — geen verborgen kosten of verrassingen.
Wat is het salaris voor deze functie?
De salarisindicatie voor deze functie is €60,00 per uur.
Tot wanneer kan ik solliciteren op deze vacature?
Deze vacature sluit op 30 juli 2026. Solliciteer op tijd — na de sluitingsdatum is reageren niet meer mogelijk.
Hoe snel hoor ik iets na mijn sollicitatie?
Binnen 1 tot 2 werkdagen neemt een Jobhob-recruiter persoonlijk contact met je op. We doen eerst een kritische analyse op geschiktheid en geven je altijd eerlijke feedback — ook als we je op dit moment niet verder kunnen helpen.
Via welk kanaal neemt Jobhob contact met mij op?
Alle correspondentie verloopt persoonlijk via het kanaal dat jij prefereert: WhatsApp, telefonisch of e-mail. Je geeft je voorkeur op bij je sollicitatie.
Kan ik solliciteren als ik niet zeker weet of ik geschikt ben?
Ja, zeker. Onze recruiter doet de kritische analyse op geschiktheid. Twijfel je? Solliciteer gewoon — wij laten je weten of er een match is en bespreken eventueel alternatieven met je.
