Functie
Projectbeheersing (beheer en archivering binnen het documentmanagementsysteem Connect). Je voert het beheer op de archivering uit en zorgt dat (project)medewerkers adequaat werken met documentbeheer en archiefvorming.
Opdrachtomschrijving
Je verantwoordelijkheden omvatten onder andere:
- Beheren van archivering in het documentmanagementsysteem (Connect): registreren, metadata toekennen, ordenen en classificeren (vertrouwelijkheid) van documenten/informatie.
- Zorgen voor een actueel ordeningsplan en waardering van dossiers.
- Autoriseren en de-autoriseren van medewerkers voor het DMS.
- Geven van training en instructie aan (project)medewerkers en coachen zodat zij hun taken en verantwoordelijkheden op het gebied van documentbeheer en archiefvorming uitvoeren.
- Zorgen voor benodigde middelen, werkinstructies en handleidingen.
Taken
- Opstellen en actueel houden van een autorisatiematrix.
- Verlenen en intrekken van autorisaties voor het DMS.
- Maken van standaardweergaven of zoekvragen in het DMS op basis van behoeften.
- Instrueren van (nieuwe) projectmedewerkers zodat zij documentbeheer zelfstandig en adequaat uitvoeren.
- Toevoegen, ordenen, waarderen, selecteren en muteren van (sub)dossiers binnen de ordeningsstructuur.
- Actueel houden van alle documenten die bij het projectarchief horen; verplaatsen van documenten en/of (sub)dossiers.
- Toezien op juiste verwerking van inkomende, interne en uitgaande documenten conform kaders; tijdig beschikbaar stellen van juiste informatie aan de juiste persoon (routeren van post- en e-mailstukken).
- Melden van storingen aan Lokaal Functioneel Beheer (LFB) en inventariseren/melden van verbetervoorstellen t.b.v. applicaties conform LFB-proces.
Resultaat opdracht
- Ingericht projectarchief volgens gemaakte afspraken en de kwaliteitseisen (o.a. ordening, waarderen en selecteren, toepassen van metadata).
- Actuele middelen voor documentbeheer en archivering (o.a. autorisatiematrix, werkinstructies, handleidingen, ordeningsstructuur).
Leiding en toezicht: Ja
Meest essentiële competenties
- Analyseren / analytisch denkvermogen
- Dienstverlenende en klantgerichte instelling
- Hands-on mentaliteit
- Goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden (rapportages, hulpmiddelen; didactische vaardigheden)
- Luisteren (vraag achter de vraag achterhalen)
- Nauwkeurigheid
- Omgevingsbewustzijn
- Proactieve instelling
- Plannen en organiseren (zelfstandig werken en deadlines halen)
- Zelfontwikkeling
- Zelfstandigheid
Eisen & Wensen
Belangrijk: Niet voldoen aan een eis leidt tot uitsluiting van de opdracht.
Eisen
- Meer dan 2 jaar aantoonbare kennis en werkervaring met een document managementsysteem (DMS): CONNECT en het vakgebied digitaal archiveren.
- Minimaal HBO denk- en werkniveau met ten minste een afgeronde mbo-opleiding in informatiemanagement of een gelijkwaardige opleiding.
- Meer dan 2 jaar ervaring met (documentair) informatiebeheer en -dienstverlening, en het gebruik van DIM-gerelateerde middelen.
- Meer dan 2 jaar ervaring met zelfstandig opstellen van werkinstructies en handreikingen.
- Kennis van en ervaring met (grootschalige) GWW-projecten met een financiële omvang van minimaal € 100 miljoen uitvoeringsraming.
Wensen
- Kennis van relevante kaders en regelgeving (bijv. WOO, AVG, AW, BIHR, toepassingsmodel metadata).
- Aantoonbare ervaring met recordmanagement in de M365 SharePoint applicatie.
- Mate waarin kandidaat beschikt over de genoemde competenties en vaardigheden (toetsbaar op basis van cv, motivatie en/of gesprek).
Eisen
- Minimaal 5 jaar ervaring met projectbeheersing
- Minimaal een HBO-opleiding
Wensen
- Minimaal 5 jaar ervaring met projectbeheersing
- Minimaal een HBO-opleiding
Hoe werkt het sollicitatieproces?
Solliciteer direct
Vul je gegevens in via het formulier hieronder. Duurt minder dan 2 minuten — geen account vereist.
Analyse binnen 1–2 werkdagen
Een van onze recruiters beoordeelt je geschiktheid kritisch en neemt persoonlijk contact op — via WhatsApp, telefonisch of e-mail, wat jij prefereert.
Aanbieding op maat
In samenspraak met jou maken wij de aanbieding in orde. Wij beheren het aanbiedingsproces en begeleiden je waar nodig.
Aan de slag
Wij blijven beschikbaar voor vragen en ondersteuning — ook na plaatsing. Transparant, persoonlijk en zonder verrassingen.
Veelgestelde vragen
Wat kost het als ik via Jobhob word geplaatst als ZZP'er?
Voor ZZP-opdrachten hanteert Jobhob een fee van 10% over het geboden uurtarief van de opdrachtgever. Dit wordt vooraf transparant gecommuniceerd — geen verborgen kosten of verrassingen.
Hoe snel hoor ik iets na mijn sollicitatie?
Binnen 1 tot 2 werkdagen neemt een Jobhob-recruiter persoonlijk contact met je op. We doen eerst een kritische analyse op geschiktheid en geven je altijd eerlijke feedback — ook als we je op dit moment niet verder kunnen helpen.
Via welk kanaal neemt Jobhob contact met mij op?
Alle correspondentie verloopt persoonlijk via het kanaal dat jij prefereert: WhatsApp, telefonisch of e-mail. Je geeft je voorkeur op bij je sollicitatie.
Kan ik solliciteren als ik niet zeker weet of ik geschikt ben?
Ja, zeker. Onze recruiter doet de kritische analyse op geschiktheid. Twijfel je? Solliciteer gewoon — wij laten je weten of er een match is en bespreken eventueel alternatieven met je.
