Functieomschrijving
Als secretarieel ondersteuner werk je nauw samen met het hoofd en de coördinatoren en ben je het organisatorische hart van het team. Je onderhoudt interne en externe contacten en bewaakt de voortgang van uiteenlopende administratieve en secretariële taken.
Taken en verantwoordelijkheden
Belangrijkste taken:
- Agendabeheer
- Organiseren en notuleren van vergaderingen
- Opvolgen van gemaakte afspraken
- Bieden van administratieve ondersteuning
- Organiseren van online en fysieke bijeenkomsten met uiteenlopende thema’s en deelnemers
- Zicht houden op voortgang van administratieve en secretariële taken
- Fungeren als centraal rustpunt binnen het team en orde bewaren in de dynamiek
Jouw profiel
Je bent:
- Gestructureerd en resultaatgericht
- Goed in plannen en organiseren en in het schakelen tussen verschillende werkzaamheden
- Nieuwsgierig, zelfstandig en proactief
- Communicatief sterk en klantgericht
- In staat planmatig te werken en prioriteiten te stellen
- Een echte teamspeler die open communiceert en tegelijk verantwoordelijkheid neemt voor eigen werk
Werkwijze en flexibiliteit
Je krijgt de ruimte je werkweek grotendeels zelf in te delen in overleg met je leidinggevende en collega’s. Er zijn enkele vaste kantoordagen voor teambrede overleggen en samenwerking. Vanwege je rol als centrale schakel wordt van je gevraagd flexibel te zijn; afhankelijk van werkzaamheden en overlegmomenten kan soms vaker op kantoor aanwezig zijn nodig zijn.
Eisen
- Aantoonbaarheid kan blijken uit het weergeven van de behaalde opleidingen, werkervaring of referentieprojecten in ingediend cv
- Een afgeronde opleiding op MBO niveau
- Minimaal 4 jaar ervaring in het ondersteunen van teams en managers, als secretaresse of ondersteuner
- Kandidaat beschikt over minimaal 3 jaar aantoonbare ervaring met het functioneel en/of technisch beheren van Microsoft Teams, inclusief het inrichten van teams, kanalen en rechtenstructuren, en het beheren van documentstructuren
- Ervaring met Content Management Systemen (bij voorkeur WordPress)
- De kandidaat heeft recente ervaring, opgedaan in de afgelopen 5 jaar, met het organiseren van meer dan 5 bijeenkomsten per jaar voor meer dan 20 personen uit verschillende organisaties
Wensen
- Punten De kandidaat beschikt over een bewezen trackrecord als secretarieel ondersteuner. Geen bewezen trackrecord = 0 punten
Competenties
Resultaatgerichtheid
Klantgerichtheid
Dienstverlenend
Gestructureerd
Organisatorische vaardigheden
Proactief
Zelfstandig
Omgevingsbewustzijn
Samenwerken
Communicatief vaardig, zowel mondeling als schriftelijk
Flexibiliteit
Integriteit
Hoe werkt het sollicitatieproces?
Solliciteer direct
Vul je gegevens in via het formulier hieronder. Duurt minder dan 2 minuten — geen account vereist.
Analyse binnen 1–2 werkdagen
Een van onze recruiters beoordeelt je geschiktheid kritisch en neemt persoonlijk contact op — via WhatsApp, telefonisch of e-mail, wat jij prefereert.
Aanbieding op maat
In samenspraak met jou maken wij de aanbieding in orde. Wij beheren het aanbiedingsproces en begeleiden je waar nodig.
Aan de slag
Wij blijven beschikbaar voor vragen en ondersteuning — ook na plaatsing. Transparant, persoonlijk en zonder verrassingen.
Veelgestelde vragen
Wat kost het als ik via Jobhob word geplaatst als ZZP'er?
Voor ZZP-opdrachten hanteert Jobhob een fee van 10% over het geboden uurtarief van de opdrachtgever. Dit wordt vooraf transparant gecommuniceerd — geen verborgen kosten of verrassingen.
Hoe snel hoor ik iets na mijn sollicitatie?
Binnen 1 tot 2 werkdagen neemt een Jobhob-recruiter persoonlijk contact met je op. We doen eerst een kritische analyse op geschiktheid en geven je altijd eerlijke feedback — ook als we je op dit moment niet verder kunnen helpen.
Via welk kanaal neemt Jobhob contact met mij op?
Alle correspondentie verloopt persoonlijk via het kanaal dat jij prefereert: WhatsApp, telefonisch of e-mail. Je geeft je voorkeur op bij je sollicitatie.
Kan ik solliciteren als ik niet zeker weet of ik geschikt ben?
Ja, zeker. Onze recruiter doet de kritische analyse op geschiktheid. Twijfel je? Solliciteer gewoon — wij laten je weten of er een match is en bespreken eventueel alternatieven met je.