In het kort
Documentalist MN A Vaarwegen Noord bij Rijkswaterstaat in Lelystad. Het betreft een detachering-functie voor 16 - 16 uur per week met een looptijd van 12 maanden. De salarisindicatie is €72,50 tot €78,25 per uur. Reageren kan tot en met 15 september 2026.
Functieomschrijving
Je voert het beheer van de archivering in het documentmanagementsysteem uit binnen de richtlijnen van het project. Het beheer omvat het registreren, metadateren, ordenen en classificeren (vertrouwelijkheid) van documenten en informatie. Je zorgt voor een actueel ordeningsplan, waardeert dossiers, autoriseert medewerkers, geeft training/opleiding aan projectmedewerkers en zorgt voor de benodigde middelen. Een belangrijke taak is het coachen van projectmedewerkers zodat zij zich bewust zijn van hun taken en verantwoordelijkheden ten aanzien van documentbeheer en archiefvorming en deze adequaat uitvoeren.
Taken en verantwoordelijkheden
- Registratie en metadata: registreren en metadateren van documenten en informatie.
- Ordenen en classificeren: ordenen, classificeren en toepassen van vertrouwelijkheidsregels.
- Ordeningsstructuur en dossiers: toevoegen, ordenen, waarderen, selecteren en muteren van (sub)dossiers binnen de ordeningsstructuur.
- Autoristaties en toegang: opstellen en actueel houden van een autorisatiematrix; verlenen en intrekken van autorisaties voor het documentmanagementsysteem.
- Standaardweergaven en zoekvragen: maken van relevante standaardweergaven of standaard zoekvragen in het systeem naar behoefte van medewerkers.
- Instructie en coaching: instrueren en trainen (nieuwe) projectmedewerkers zodat zij zelfstandig en adequaat hun taken op het gebied van documentbeheer en archiefvorming kunnen uitvoeren.
- Beheer van beheerinstrumenten: actueel houden van documenten die bij het projectarchief horen (kaderinstrumenten, werkinstructies, handleidingen, high value lijsten, etc.).
- Documentverwerking en routering: verplaatsen van documenten en (sub)dossiers; toezien op juiste verwerking van inkomende, interne en uitgaande documenten conform kaders; tijdig beschikbaar stellen van juiste informatie en routeren van post- en e-mailstukken.
- Archiefoverdrachten: zorgen voor archiefoverdrachten naar DIM inclusief de benodigde voorbereidende activiteiten.
Doel van de opdracht
- Een ingericht projectarchief dat voldoet aan de gemaakte afspraken en aan gestelde kwaliteitseisen (ordering, waarderen en selecteren, toepassing van metadata).
- Actuele middelen voor documentbeheer en archivering (bijv. autorisatiematrix, werkinstructies, handleidingen, ordeningsstructuur).
Omvang
Werktijd: 12 tot 16 uur per week.
Eisen
- Meer dan 2 jaar aantoonbare werkervaring met werken met een Document Management Systeem (DMS) en het vakgebied van digitaal archiveren
- Ervaring met en kennis van (documentair) informatiebeheer en dienstverlening, en het gebruik van DIM gerelateerde ICT-middelen
- Zelfstandig werkinstructies en handreikingen opstellen
Wensen
- Kennis van en ervaring met onderhouds-projecten
- Kennis van relevante kaders en regelgeving (bijv. Woo, AVG, Aw, BIHR, Toepassingsmodel metadata)
- Ervaring met recordmanagement in de M365 SharePoint applicatie
Competenties
Analyseren / analytisch denkvermogen (verbanden kunnen leggen)
Dienstverlenende en klantgerichte instelling
Hands-om mentaliteit (kunnen denken in mogelijkheden en werkbare rnoplossingen)
Goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden, waaronder: rnRapportages en hulpmiddelen kunnen opstellen
Didactische vaardigheden voor instrueren en begeleiden van gebruikers
Luisteren (de vraag achter de vraag kunnen achterhalen)
Nauwkeurigheid
Omgevingsbewustzijn (Je weet wat er binnen de organisatie speelt)
Pro-actieve instelling
Plannen en organiseren (op een zelfstandige manier je eigen werken indelen rnen je deadlines zonder stress halen)
Zelfontwikkeling (je leert van je omgeving, en van situaties, en past dit rntoe op je werk)
Zelfstandigheid (je kan je werk zelfstandig uitvoeren, je neemt het rninitiatief om zaken te verbeteren en zoekt de collega’s op als je ze nodig rnhebt)
Hoe werkt het sollicitatieproces?
Solliciteer direct
Vul je gegevens in via het formulier hieronder. Duurt minder dan 2 minuten — geen account vereist.
Analyse binnen 1–2 werkdagen
Een van onze recruiters beoordeelt je geschiktheid kritisch en neemt persoonlijk contact op — via WhatsApp, telefonisch of e-mail, wat jij prefereert.
Aanbieding op maat
In samenspraak met jou maken wij de aanbieding in orde. Wij beheren het aanbiedingsproces en begeleiden je waar nodig.
Aan de slag
Wij blijven beschikbaar voor vragen en ondersteuning — ook na plaatsing. Transparant, persoonlijk en zonder verrassingen.
Veelgestelde vragen
Wat kost het als ik via Jobhob word geplaatst als ZZP'er?
Voor ZZP-opdrachten hanteert Jobhob een fee van 10% over het geboden uurtarief van de opdrachtgever. Dit wordt vooraf transparant gecommuniceerd — geen verborgen kosten of verrassingen.
Wat is het salaris voor deze functie?
De salarisindicatie voor deze functie is €72,50 tot €78,25 per uur.
Tot wanneer kan ik solliciteren op deze vacature?
Deze vacature sluit op 15 september 2026. Solliciteer op tijd — na de sluitingsdatum is reageren niet meer mogelijk.
Hoe snel hoor ik iets na mijn sollicitatie?
Binnen 1 tot 2 werkdagen neemt een Jobhob-recruiter persoonlijk contact met je op. We doen eerst een kritische analyse op geschiktheid en geven je altijd eerlijke feedback — ook als we je op dit moment niet verder kunnen helpen.
Via welk kanaal neemt Jobhob contact met mij op?
Alle correspondentie verloopt persoonlijk via het kanaal dat jij prefereert: WhatsApp, telefonisch of e-mail. Je geeft je voorkeur op bij je sollicitatie.
Kan ik solliciteren als ik niet zeker weet of ik geschikt ben?
Ja, zeker. Onze recruiter doet de kritische analyse op geschiktheid. Twijfel je? Solliciteer gewoon — wij laten je weten of er een match is en bespreken eventueel alternatieven met je.
