In het kort
Managementassistent OK bij Erasmus MC in Rotterdam. Het betreft een freelance-functie voor 18 uur per week met een looptijd van 5 maanden. Reageren kan tot en met 4 september 2026.
Functieomschrijving
Als medewerker secretariaat OK ondersteun je teammanagers en het OK-team door het uitvoeren van Secretariaatswerkzaamheden, coördinatie van planning en administratie, en het verzorgen van communicatie en ontvangst.
Taken en verantwoordelijkheden
Dagelijks
- Beheren van de centrale secretariaatsmailbox en verwerken van uiteenlopende verzoeken, inclusief verzoeken van collega-secretaresses.
- Beheer van agenda’s van teammanagers op expliciet verzoek; plannen van wekelijkse verzuimgesprekken, jaargesprekken, kennismakingen en overige gespreksreeksen.
- Opstellen van het dagelijkse OK-planningsoverzicht uit HiX (programma’s per OK-kamer incl. start- en eindtijden en specialisme) en aanleveren bij het zenuwcentrum.
- Plannen van jaarlijkse jaargesprekken voor OA en AM op basis van Teams-overzicht en taakverdeling.
- Verwerken van aanvragen voor OK CL-autorisaties (o.a. coassistenten en onderzoekers) en afstemming met CSA en SKZ indien van toepassing.
- Reserveren van vergaderruimtes.
- Verzorgen van uitgaande post en correspondentie namens teammanagers.
- Beheer van het archief in Teams.
Wekelijks
- Opstellen en versturen van de wekelijkse nieuwsbrief.
- Beheer van persoonlijke lockers bij garderobes.
- Uitvragen, verzamelen en versturen van agendapunten voor unit-overleggen, AM-overleggen, Groot-AP-overleggen en vakspecialistenoverleggen conform vergaderoverzicht.
- Ondersteuning van de Feestcommissie, waaronder communicatie en beheer van formulieren (Forms).
- Ondersteuning van onderwijsactiviteiten waar mogelijk.
- Notuleren bij overleggen op verzoek; vaste rolverdeling bij Project OK-0.
Maandelijks
- Beheer van parkeerkaarten.
- Coördinatie van OK-congresaanmeldingen via Forms in samenwerking met betrokken units.
- Vervangen, verzamelen en retourneren van röntgenbadges voor maandelijkse metingen.
- Verwerken van HiX-noodprocedures; inscannen en archiveren van handmatig ingevulde verslagen in het juiste patiëntendossier.
- Ontvangst en begeleiding van nieuwe medewerkers rond de maandstart, inclusief pasaanvraag, rondleiding en uitleg van werkwijzen en systemen.
- Voorbereiden van rollen en autorisaties voor nieuwe medewerkers (o.a. toegang OK, HiX, EBS Scantool, IAM, mail, SharePoint, reanimatieprofiel, Mediclabel en mailinglijsten).
- Voorbereiden en schrijven van verjaardagskaarten voor de opvolgende maand.
- Ontvangen en begeleiden van (externe) bezoekers en nieuwe medewerkers op de OK-afdeling.
- Opstellen en delen van de maandelijkse rampenlijst met betrokkenen.
- Werkvoorbereiding in AFAS namens teammanagers (o.a. toelages), in afstemming met de betreffende teammanager; inclusief contracten en gastovereenkomsten.
- Periodiek opvragen en bijhouden van HR-personeelsbestanden ten behoeve van actuele verzendlijsten.
- Aanvragen en aanpassen van rollen en autorisaties via IAM (bijv. HiX-specialismen, parkeerrechten).
- Afgeven van MRSA-kweken.
Jaarlijks
- Actualiseren en laten controleren van de telefoonlijst voor flowborden; delen met betrokkenen na verificatie.
- Organiseren van OK-rondleidingen voor studenten, cursisten en externe groepen.
Overige taken
- Plastificeren van documenten bestemd voor gebruik op de OK.
- Actualiseren van telefoon- en bellijsten.
- Doorverbinden van inkomende telefoongesprekken naar de juiste unit of afdeling.
- Ophangen en verspreiden van flyers op de afdeling.
- Opstellen van inschrijflijsten voor trainingen, bijvoorbeeld BLS.
- Ad-hoc zaken en last-minute regelen van (centrale) vergaderruimtes en overige faciliteiten.
Eisen
- Akkoord met de inleenovereenkomst (zie leveranciersdossier en aanvraagprocedure)
Hoe werkt het sollicitatieproces?
Solliciteer direct
Vul je gegevens in via het formulier hieronder. Duurt minder dan 2 minuten — geen account vereist.
Analyse binnen 1–2 werkdagen
Een van onze recruiters beoordeelt je geschiktheid kritisch en neemt persoonlijk contact op — via WhatsApp, telefonisch of e-mail, wat jij prefereert.
Aanbieding op maat
In samenspraak met jou maken wij de aanbieding in orde. Wij beheren het aanbiedingsproces en begeleiden je waar nodig.
Aan de slag
Wij blijven beschikbaar voor vragen en ondersteuning — ook na plaatsing. Transparant, persoonlijk en zonder verrassingen.
Veelgestelde vragen
Wat kost het als ik via Jobhob word geplaatst als ZZP'er?
Voor ZZP-opdrachten hanteert Jobhob een fee van 10% over het geboden uurtarief van de opdrachtgever. Dit wordt vooraf transparant gecommuniceerd — geen verborgen kosten of verrassingen.
Tot wanneer kan ik solliciteren op deze vacature?
Deze vacature sluit op 4 september 2026. Solliciteer op tijd — na de sluitingsdatum is reageren niet meer mogelijk.
Hoe snel hoor ik iets na mijn sollicitatie?
Binnen 1 tot 2 werkdagen neemt een Jobhob-recruiter persoonlijk contact met je op. We doen eerst een kritische analyse op geschiktheid en geven je altijd eerlijke feedback — ook als we je op dit moment niet verder kunnen helpen.
Via welk kanaal neemt Jobhob contact met mij op?
Alle correspondentie verloopt persoonlijk via het kanaal dat jij prefereert: WhatsApp, telefonisch of e-mail. Je geeft je voorkeur op bij je sollicitatie.
Kan ik solliciteren als ik niet zeker weet of ik geschikt ben?
Ja, zeker. Onze recruiter doet de kritische analyse op geschiktheid. Twijfel je? Solliciteer gewoon — wij laten je weten of er een match is en bespreken eventueel alternatieven met je.