In het kort
Adviseur -Bestuurssecretariaat & Procesoptimalisatie bij Gemeente Utrecht in Utrecht. Het betreft een freelance-functie voor 36 uur per week met een looptijd van zo spoedig mogelijk. De salarisindicatie is €85,00 per uur. Reageren kan tot en met 23 juli 2026.
Functie
Als Adviseur Bestuurssecretariaat & Procesoptimalisatie voer je een zelfstandige analyse- en adviesopdracht uit binnen het bestuurssecretariaat. Je brengt werkprocessen en werkdruk in kaart en ontwikkelt een toekomstbestendige, uniforme werkwijze voor secretariaatstaken.
Belangrijkste verantwoordelijkheden
- Uitvoeren van een werkdruk- en capaciteitsanalyse binnen het bestuurssecretariaat
- Inventariseren van taken, werkprocessen en tijdsbesteding
- Organiseren en leiden van interviews en werksessies met betrokken medewerkers
- Analyseren van agenda’s, vergaderstructuren, documentstromen en werkprocessen
- Identificeren van knelpunten, risico’s en inefficiënties
- Ontwikkelen van een uniforme werkwijze voor secretariaatstaken
- Beschrijven van rollen, verantwoordelijkheden en taakverdeling
- Opstellen van procesbeschrijvingen, werkinstructies, formats en checklists
- Adviseren over procesverbeteringen, implementatie en borging
- Opleveren van een concreet verbeter- en implementatieadvies
Resultaten die je oplevert
- Een werkdruk- en capaciteitsanalyse
- Een overzicht van processen en werkinstructies
- Een voorstel voor een uniforme werkwijze
- Concrete aanbevelingen voor implementatie en borging
Wat we van je vragen
- Opleiding: HBO werk- en denkniveau
- Ervaring: minimaal 5 jaar als bestuursassistent(e) of binnen een bestuurssecretariaat en minimaal 5 jaar ervaring binnen een gemeentelijke organisatie
- Ervaring met procesoptimalisatie en organisatieverbetering
- Ervaring met het uitvoeren van analyses en het opstellen van adviesrapportages
- Kennis van bestuurlijke processen binnen gemeenten
- Organisatiesensitief; begrijpt bestuurlijke verhoudingen
- Analytisch sterk en snel in het herkennen van patronen en verbeterkansen
- Communicatief vaardig en makkelijk in contact met verschillende stakeholders
- Empathisch en in staat vertrouwen op te bouwen binnen teams
- Zelfstandig, gestructureerd, resultaatgericht en een verbindende aanpak bij veranderingen
Werkomgeving en werkwijze
Je voert de opdracht uit binnen het bestuurssecretariaat van de gemeente Utrecht en werkt samen met betrokken medewerkers en stakeholders. Je opereert zelfstandig, hebt veel vrijheid in uitvoering, werkwijze, werktijden en locatie en werkt vanuit een duidelijke resultaatopdracht. In de beginfase werk je fulltime; later is de inzet parttime.
Eisen
- HBO werk- en denkniveau
- Minimaal 5 jaar ervaring als bestuursassistent(e) of binnen een bestuurssecretariaat
- Minimaal 5 jaar ervaring binnen een gemeentelijke organisatie
- Ervaring met procesoptimalisatie en organisatieverbetering
- Ervaring met het uitvoeren van analyses en het opstellen van adviesrapportages
- Kennis van bestuurlijke processen binnen gemeenten
- Als de kandidaat in de afgelopen 6 maanden als externe medewerker voor de gemeente Utrecht heeft gewerkt, dan vragen wij om vooraf duidelijk aan te geven voor welke opdracht en in welke periode dit is geweest
- Gelieve CV aanleveren in PDF-format en in het Nederlands
- De aanvraag is ingedeeld in schaal 12 (CAO Gemeenten)
- Graag ontvangen we in de persoonlijke motivatie een onderbouwing waaruit blijkt dat de kandidaat over de gevraagde competenties beschikt
- De kandidaat beschikt over een legitimatiebewijs (een paspoort of identiteitskaart), welke bij intake én op de startdatum van het contract van de kandidaat geldig is en ter controle kan worden overlegd
Wensen
- Minimaal 5 jaar ervaring als bestuursassistent(e) of binnen een bestuurssecretariaat
- Minimaal 5 jaar ervaring binnen een gemeentelijke organisatie
- Ervaring met procesoptimalisatie en organisatieverbetering
- Ervaring met het uitvoeren van analyses en het opstellen van adviesrapportages
- Kennis van bestuurlijke processen binnen gemeenten
Hoe werkt het sollicitatieproces?
Solliciteer direct
Vul je gegevens in via het formulier hieronder. Duurt minder dan 2 minuten — geen account vereist.
Analyse binnen 1–2 werkdagen
Een van onze recruiters beoordeelt je geschiktheid kritisch en neemt persoonlijk contact op — via WhatsApp, telefonisch of e-mail, wat jij prefereert.
Aanbieding op maat
In samenspraak met jou maken wij de aanbieding in orde. Wij beheren het aanbiedingsproces en begeleiden je waar nodig.
Aan de slag
Wij blijven beschikbaar voor vragen en ondersteuning — ook na plaatsing. Transparant, persoonlijk en zonder verrassingen.
Veelgestelde vragen
Wat kost het als ik via Jobhob word geplaatst als ZZP'er?
Voor ZZP-opdrachten hanteert Jobhob een fee van 10% over het geboden uurtarief van de opdrachtgever. Dit wordt vooraf transparant gecommuniceerd — geen verborgen kosten of verrassingen.
Wat is het salaris voor deze functie?
De salarisindicatie voor deze functie is €85,00 per uur.
Tot wanneer kan ik solliciteren op deze vacature?
Deze vacature sluit op 23 juli 2026. Solliciteer op tijd — na de sluitingsdatum is reageren niet meer mogelijk.
Hoe snel hoor ik iets na mijn sollicitatie?
Binnen 1 tot 2 werkdagen neemt een Jobhob-recruiter persoonlijk contact met je op. We doen eerst een kritische analyse op geschiktheid en geven je altijd eerlijke feedback — ook als we je op dit moment niet verder kunnen helpen.
Via welk kanaal neemt Jobhob contact met mij op?
Alle correspondentie verloopt persoonlijk via het kanaal dat jij prefereert: WhatsApp, telefonisch of e-mail. Je geeft je voorkeur op bij je sollicitatie.
Kan ik solliciteren als ik niet zeker weet of ik geschikt ben?
Ja, zeker. Onze recruiter doet de kritische analyse op geschiktheid. Twijfel je? Solliciteer gewoon — wij laten je weten of er een match is en bespreken eventueel alternatieven met je.
